Polityka prywatności

Administrator danych

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z korzystaniem z serwisu License.pl jest podmiot prowadzący ten serwis, z siedzibą na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Pełne dane rejestrowe (nazwa, NIP, adres siedziby) znajdziesz na każdej fakturze VAT wystawianej za usługę oraz otrzymasz je na żądanie pod adresem [email protected], który jest naszym jedynym publicznym kanałem kontaktu w sprawach danych osobowych.

Jakie dane zbieramy

Zbieramy tylko te dane, które są potrzebne do świadczenia usługi. W praktyce są to:

• Dane konta: adres e-mail, hasło (przechowywane wyłącznie w formie zahaszowanej), nazwa zespołu, NIP i liczba stanowisk, jeśli je podasz.
• Dane rejestru licencji: treść, którą sam wprowadzasz albo importujesz: nazwy produktów, daty wygaśnięcia, koszty, numery umów, dokumenty (faktury, oświadczenia o odinstalowaniu) i osoby, które je dodały.
• Dane z konektorów Microsoft 365 i Google Workspace (jeśli je podłączysz, od planu Firma): metadane przypisania licencji i daty ostatniego logowania. Nie pobieramy treści wiadomości, plików ani dokumentów spoza rejestru.
• Dane techniczne i sesyjne: adres IP, typ przeglądarki, identyfikator sesji, dane potrzebne do bramek anonimowego skanera (limit 5 licencji na sesję).
• Dane rozliczeniowe: przetwarzane w większości przez Stripe jako niezależnego administratora płatności; my przechowujemy status subskrypcji i identyfikator klienta Stripe, nie pełny numer karty.

Cele i podstawy prawne przetwarzania

Każdy cel przetwarzania ma osobną podstawę prawną z art. 6 RODO:

• Wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b): założenie i obsługa konta, prowadzenie rejestru licencji, dostęp do giełdy, realizacja subskrypcji.
• Obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c): wystawianie i przechowywanie faktur VAT, raportowanie do KSeF, odpowiadanie na żądania organów podatkowych.
• Prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f): zapobieganie nadużyciom i oszustwom (na przykład wielokrotne zakładanie kont anonimowych ponad limit skanera), bezpieczeństwo serwisu, podstawowa analityka ruchu.
• Zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a): newsletter i cookies inne niż niezbędne, jeśli się na nie zdecydujesz. Zgodę możesz wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.

Komu powierzamy dane

Część operacji zlecamy podwykonawcom, z którymi mamy zawarte umowy powierzenia przetwarzania danych zgodne z art. 28 RODO. Najważniejsi z nich to: dostawca płatności (Stripe) do obsługi subskrypcji, dostawca poczty transakcyjnej do wysyłki potwierdzeń, kodów weryfikacyjnych i alertów odnowieniowych, oraz dostawca infrastruktury serwerowej. Żaden z tych podmiotów nie ma prawa wykorzystać Twoich danych do własnych celów marketingowych.

Jeśli podłączysz konektor Microsoft 365 lub Google Workspace, dane logowań i przypisań licencji przepływają bezpośrednio między Twoim kontem administracyjnym a naszym systemem, na podstawie osobnej zgody i danych uwierzytelniających, które sam skonfigurujesz. Nie udostępniamy tych danych żadnemu innemu klientowi ani osobie trzeciej.

Dane w Europejskim Obszarze Gospodarczym

Dane przechowujemy i przetwarzamy wyłącznie w Europejskim Obszarze Gospodarczym. Nie korzystamy z podwykonawców, którzy przenoszą dane poza EOG bez odpowiedniego mechanizmu transferu przewidzianego w RODO. To jedna z rzeczy, które odróżniają nas od części globalnych konkurentów w tej kategorii, którzy hostują dane europejskich klientów poza Unią. W planie Enterprise dostępna jest dodatkowo opcja wdrożenia on-premise oraz odrębna umowa powierzenia przetwarzania danych (DPA) dopasowana do wymogów banków i sektora publicznego.

Jak długo przechowujemy dane

Dane konta przechowujemy przez czas trwania umowy, a po jej zakończeniu przez okres potrzebny do obsługi ewentualnych roszczeń, nie dłużej niż to konieczne. Faktury i inne dokumenty księgowe przechowujemy przez okres wymagany przepisami podatkowymi, co do zasady 5 lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku związanego z daną fakturą; ten sam okres opisujemy szerzej w kontekście dokumentacji audytowej na stronie audytu licencji oprogramowania. Dane sesyjne anonimowego skanera usuwamy najpóźniej po zakończeniu sesji przeglądarki.

Twoje prawa

Zgodnie z RODO masz prawo do:

• Dostępu do swoich danych i uzyskania ich kopii.
• Sprostowania danych, które są nieprawidłowe lub niekompletne.
• Usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym"), z zastrzeżeniem obowiązków wynikających z przepisów podatkowych.
• Ograniczenia przetwarzania w przypadkach przewidzianych przepisami.
• Przenoszenia danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie.
• Sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie.
• Cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeśli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie.
• Wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), jeśli uznasz, że przetwarzanie narusza przepisy.

Aby skorzystać z któregokolwiek z tych praw, napisz na [email protected]. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w terminie miesiąca.

Cookies

Serwis używa plików cookie niezbędnych do jego działania: utrzymania sesji, uwierzytelnienia i zapamiętania stanu anonimowego skanera oszczędności. Te pliki są zawsze aktywne, bo bez nich serwis nie zadziała poprawnie. Cookies analityczne, które pomagają nam zrozumieć, jak korzystasz z serwisu, włączają się wyłącznie po Twojej zgodzie i możesz ją w każdej chwili wycofać. Nie używamy cookies reklamowych stron trzecich ani narzędzi śledzących między serwisami.

Bezpieczeństwo danych

Hasła przechowujemy wyłącznie w formie zahaszowanej, dostęp do rejestru licencji ograniczamy rolami w zespole (IT, Finanse, Compliance od planu Firma), a każda istotna zmiana w koncie zespołowym zostaje odnotowana w dzienniku zdarzeń dostępnym w planie Compliance. Przesyłanie danych między Twoją przeglądarką a naszymi serwerami zabezpieczamy szyfrowaniem transmisji.

Zmiany polityki

Jeśli zmienimy sposób przetwarzania danych w sposób istotny dla Ciebie, poinformujemy o tym drogą mailową na adres przypisany do konta, zanim zmiana wejdzie w życie. Aktualna wersja tej polityki obowiązuje zawsze do czasu opublikowania nowej.

Kontakt

Pytania dotyczące przetwarzania danych osobowych kieruj na [email protected]. Zasady korzystania z samej usługi, w tym płatności i odstąpienie od umowy, opisuje regulamin, a ceny netto, do których doliczamy VAT, znajdziesz na cenniku.