Używane licencje w zamówieniach publicznych: przetarg, urząd i jednostka budżetowa
Używane licencje wieczyste można legalnie kupić w zamówieniu publicznym. Zamawiający nie musi ograniczać się do licencji nowych, a opis przedmiotu zamówienia, który wymaga wyłącznie licencji od producenta, bywa kwestionowany jako naruszenie zasady uczciwej konkurencji. Podstawą legalności obrotu wtórnego jest wyrok TSUE C-128/11.
Skaner licencji
Bez konta. Bez agenta. 20 sekund.
Z czego korzystacie
Sugestia: 500 000 zł (około 5 000 zł na osobę rocznie)
Marnotrawstwo
0 zł
rocznie
Wskaźnik audytowy
0 / 100
bez dokumentów
Do odzyskania
0 zł
anulowanie i odsprzedaż
Wynik otwiera się w pełnym rejestrze na /app: pięć pozycji zasianych z Twoich odpowiedzi, wskaźnik gotowości audytowej i oferty z giełdy licencji. Konta prosimy dopiero przy zapisie.
Jednostki publiczne kupują oprogramowanie w reżimie ustawy Prawo zamówień publicznych i zwykle domyślnie wpisują do opisu przedmiotu zamówienia licencje nowe, kupione u producenta lub jego partnera. To zawęża rynek i podnosi cenę, a nie wynika z żadnego przepisu. Poniżej pokazujemy, co orzecznictwo mówi o dopuszczalności licencji wtórnych, jak sformułować opis przedmiotu zamówienia, żeby nie wykluczyć ofert tańszych, i jakich dokumentów zamawiający powinien żądać od wykonawcy.
Jawne ceny. Bez „zapytaj o cenę".
Podstawa
Czy urząd może kupić używane licencje oprogramowania
Może. Nie istnieje przepis, który zabraniałby jednostce sektora finansów publicznych nabycia licencji wieczystej z obrotu wtórnego. Legalność samego obrotu wynika z wyroku Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej w sprawie C-128/11 (UsedSoft przeciwko Oracle): po pierwszej sprzedaży kopii programu w Unii prawo do dystrybucji tej kopii wyczerpuje się, więc nabywca może ją odsprzedać kolejnemu podmiotowi.
Dla zamawiającego istotniejszy jest inny wniosek. Skoro obrót jest legalny, to wpisanie do opisu przedmiotu zamówienia wymogu licencji "nowej", "bezpośrednio od producenta" albo "pierwotnej" zawęża krąg wykonawców bez uzasadnienia w potrzebach zamawiającego. Zasady równego traktowania wykonawców i uczciwej konkurencji wymagają, by wymagania były proporcjonalne do przedmiotu zamówienia, a nie by odtwarzały nawyk zakupowy. Prawną stronę obrotu opisujemy szerzej na stronie o legalności oprogramowania.
To nie jest opinia prawna. Każde postępowanie ma własny stan faktyczny, a decyzję o treści opisu przedmiotu zamówienia podejmuje zamawiający, najlepiej po konsultacji z radcą prawnym obsługującym jednostkę.
Opis przedmiotu zamówienia
Jak opisać przedmiot zamówienia, żeby nie wykluczyć tańszych ofert
Reguła jest jedna: opisuj potrzebę, nie kanał zakupu. Zamawiającemu potrzebne jest uprawnienie do korzystania z konkretnego programu w konkretnej wersji, na określonej liczbie stanowisk, z możliwością wykazania tego uprawnienia w kontroli. Wszystkie te wymagania spełnia licencja wtórna, jeśli wykonawca dostarczy komplet dokumentów.
Bezpieczna konstrukcja opisu wymienia: nazwę i wersję produktu (albo równoważność), typ licencji jako wieczystą, liczbę stanowisk, wymóg przedstawienia pełnego łańcucha nabycia oraz oświadczenia zbywcy o trwałym usunięciu kopii. Taka treść nie przesądza, czy licencja jest pierwotna czy wtórna, więc dopuszcza obie i pozwala rozstrzygnąć ceną.
| Zamiast | Napisz | Dlaczego |
|---|---|---|
| Licencja nowa, nieużywana | Licencja wieczysta, ważna bezterminowo | Wiek licencji nie wpływa na zakres uprawnienia |
| Zakup bezpośrednio u producenta | Wykonawca wykaże pełny łańcuch nabycia | Chroni interes zamawiającego bez zawężania rynku |
| Licencja pierwotna | Licencja przenoszalna, z prawem do korzystania bezterminowo | To jest realna potrzeba zamawiającego |
| Certyfikat producenta | Dokumenty potwierdzające legalne nabycie i transfer | Producent nie wydaje certyfikatów dla obrotu wtórnego |
| Wsparcie producenta w cenie | Wsparcie jako osobna, opcjonalna część zamówienia | Nie wiąże licencji ze wsparciem, które da się kupić osobno |
Dokumenty
Jakich dokumentów zamawiający powinien żądać przy licencji wtórnej
Ryzyko zamawiającego przy licencji z rynku wtórnego jest realne, ale całkowicie dokumentowalne. Nie polega na tym, że licencja jest gorsza, tylko na tym, że trzeba udowodnić ciągłość uprawnienia. Dlatego wymagania dowodowe w postępowaniu powinny być konkretne, a nie ogólnikowe.
Komplet, który zamyka temat w kontroli, składa się z pięciu pozycji. Każda z nich jest sprawdzalna, każda powinna trafić do akt postępowania i do ewidencji oprogramowania jednostki, a nie do segregatora w serwerowni.
- Dowód pierwszego wprowadzenia licencji do obrotu na terenie Unii Europejskiej
- Pełny łańcuch nabycia: kolejne umowy lub faktury od pierwszego nabywcy do wykonawcy
- Oświadczenie zbywcy o trwałym usunięciu i zaprzestaniu używania własnej kopii
- Potwierdzenie, że licencja jest wieczysta i przenoszalna, a nie subskrypcyjna
- Oświadczenie wykonawcy o zgodności transferu z wyrokiem TSUE C-128/11
- Zestawienie liczby stanowisk zgodne z liczbą wymaganą w postępowaniu
Granica
Czego nie da się kupić w obrocie wtórnym, także w przetargu
Mówimy to wprost, bo to jest najczęstsze nieporozumienie po stronie zamawiających i najczęstsza przyczyna unieważnianych zakupów. Wyczerpanie prawa dotyczy kopii sprzedanej na własność, czyli licencji wieczystej. Nie obejmuje umów na czas określony z cykliczną opłatą.
W praktyce oznacza to, że Microsoft 365, Adobe Creative Cloud, Autodesk w obecnym modelu i VMware w modelu subskrypcyjnym są nieprzenoszalne. Jeśli jednostka potrzebuje właśnie tych produktów, obrót wtórny nie jest opcją i trzeba kupić subskrypcję u partnera. Oszczędność jest możliwa tam, gdzie produkt istnieje w wersji wieczystej: pakiet biurowy, system serwerowy, baza danych, starsze wersje narzędzi inżynierskich.
| Produkt | Obrót wtórny | Uwaga |
|---|---|---|
| Office 2019 i 2021 wieczysty | Tak | Licencja na urządzenie, z dokumentacją transferu |
| Windows Server, SQL Server | Tak | Pamiętaj o osobnych licencjach dostępowych CAL |
| Windows 11 Pro w wersji wolumenowej | Tak | Wersje OEM zostają przypisane do sprzętu |
| Microsoft 365 | Nie | Subskrypcja, umowa nieprzenoszalna |
| Adobe Creative Cloud | Nie | Subskrypcja, umowa nieprzenoszalna |
| Autodesk w obecnym modelu | Nie | Subskrypcja, przenoszalne bywają starsze licencje wieczyste |
Budżet
Ile realnie oszczędza jednostka publiczna na licencjach wtórnych
Różnica w cenie licencji wieczystej z obrotu wtórnego wynosi zwykle od 50 do 70 procent w stosunku do ceny nowej. Przy zakupie na 40 stanowisk pakietu biurowego to jest kwota rzędu kilkudziesięciu tysięcy złotych w jednym postępowaniu, przy identycznym zakresie uprawnienia i identycznej funkcjonalności programu.
Drugi, rzadziej wykorzystywany kierunek to strona sprzedażowa. Jednostka, która migruje do chmury, zostaje z licencjami wieczystymi, których nie może już wykorzystać. Ich zbycie wymaga zachowania procedury właściwej dla rozporządzania składnikami majątku, ale samo w sobie jest dopuszczalne i pozwala odzyskać część wydanych wcześniej środków. Zobacz, jak działa zgłoszenie licencji do sprzedaży i co dokładnie sprawdzamy przed wystawieniem oferty.
Najczęstsze pytania
Używane licencje w zamówieniach publicznych: pytania, które zadają dyrektorzy IT
Czy w przetargu publicznym można kupić używane licencje oprogramowania?
Czy zamawiający może wymagać licencji wyłącznie nowych?
Jakie dokumenty potwierdzają legalność używanej licencji w postępowaniu?
Czy jednostka budżetowa może sprzedać licencje po migracji do chmury?
Czy używana licencja przechodzi kontrolę NIK lub audyt wewnętrzny?
Ile można zaoszczędzić na licencjach wtórnych w zamówieniu publicznym?
Sprawdź ceny licencji wieczystych przed ogłoszeniem postępowania
Ceny na giełdzie są jawne i netto, z pełnym łańcuchem własności widocznym przed zakupem. Bez formularza i bez zapytania o cenę.