Ewidencja oprogramowania: ewidencja licencji i sprzętu w jednym rejestrze
Ewidencja oprogramowania to prowadzony na bieżąco rejestr wszystkich licencji firmy: co kupiono, na ilu stanowiskach wolno tego używać, kto faktycznie używa i jaki dokument to potwierdza. Różni się od inwentaryzacji tym, że inwentaryzacja jest jednorazowym spisem, a ewidencja żyje razem z firmą.
Skaner licencji
Bez konta. Bez agenta. 20 sekund.
Z czego korzystacie
Sugestia: 500 000 zł (około 5 000 zł na osobę rocznie)
Marnotrawstwo
0 zł
rocznie
Wskaźnik audytowy
0 / 100
bez dokumentów
Do odzyskania
0 zł
anulowanie i odsprzedaż
Wynik otwiera się w pełnym rejestrze na /app: pięć pozycji zasianych z Twoich odpowiedzi, wskaźnik gotowości audytowej i oferty z giełdy licencji. Konta prosimy dopiero przy zapisie.
Większość firm ma faktury w księgowości, klucze w mailu sprzed czterech lat i program na komputerze, o którym nikt już nie pamięta, skąd się wziął. To nie jest ewidencja, tylko archiwum. Poniżej pokazujemy, co konkretnie musi znaleźć się w rejestrze licencji, jak połączyć go z ewidencją sprzętu i z księgową ewidencją wartości niematerialnych i prawnych, oraz jak utrzymać go aktualnym bez agenta instalowanego na każdym komputerze.
Jawne ceny. Bez „zapytaj o cenę".
Zakres
Co musi zawierać ewidencja licencji oprogramowania
Rejestr, który przechodzi kontrolę, odpowiada na cztery pytania przy każdej pozycji: co, ile, gdzie, na jakiej podstawie. Brak choćby jednego z nich sprawia, że w razie sporu nie masz czym udowodnić uprawnienia, nawet jeśli licencję kupiono legalnie i zapłacono za nią pełną cenę.
Najczęstsza luka to ostatnia kolumna. Firma pokazuje program zainstalowany na dziesięciu komputerach i fakturę na dziesięć stanowisk, ale nie potrafi wskazać, którego zakupu dotyczy który komputer. Przy licencjach wieczystych kupionych na przestrzeni lat, po kilku migracjach sprzętu, to jest reguła, a nie wyjątek. Dlatego ewidencja oprogramowania i ewidencja sprzętu muszą być jednym dokumentem, a nie dwoma arkuszami w różnych działach.
| Pole | Po co | Typowy błąd |
|---|---|---|
| Nazwa i wersja programu | Uprawnienie dotyczy konkretnej wersji, nie rodziny produktu | Wpis "Office" bez roku wydania |
| Typ licencji | Wieczysta, wolumenowa czy subskrypcja: różne prawa i różny czas życia | Traktowanie subskrypcji jak własności |
| Liczba stanowisk | To ona jest porównywana z liczbą instalacji | Liczenie użytkowników zamiast urządzeń |
| Przypisanie do sprzętu lub osoby | Bez tego nie udowodnisz, która instalacja jest pokryta | Puste pole, uzupełniane dopiero w audycie |
| Dokument źródłowy | Faktura, umowa, potwierdzenie transferu: to jest dowód | Klucz produktu bez faktury |
| Data zakupu i data końca | Napędza kalendarz odnowień | Brak daty przy subskrypcjach |
| Koszt netto | Pozwala policzyć koszt niewykorzystanych licencji | Koszt tylko w księgowości, poza rejestrem |
Rozróżnienie
Czym różni się ewidencja oprogramowania od inwentaryzacji
Te dwa słowa bywają używane zamiennie i to jest źródło większości nieporozumień przy planowaniu pracy. Inwentaryzacja to czynność: raz zbierasz stan faktyczny z komputerów i porównujesz go z posiadanymi dokumentami. Ewidencja to stan: rejestr, który po tej czynności zostaje i jest aktualizowany za każdym razem, gdy ktoś kupuje program, odchodzi z firmy albo wymienia laptopa.
W praktyce robi się je w tej kolejności: najpierw inwentaryzacja oprogramowania ustala punkt zerowy, potem ewidencja go utrzymuje. Firma, która robi tylko inwentaryzację raz na trzy lata, za każdym razem zaczyna od zera i płaci za tę samą pracę ponownie. Firma, która ma ewidencję, przygotowuje się do audytu licencji w jeden dzień zamiast w sześć tygodni.
| Cecha | Inwentaryzacja | Ewidencja |
|---|---|---|
| Charakter | Jednorazowe działanie | Stały rejestr |
| Częstotliwość | Raz na rok lub przed audytem | Aktualizacja przy każdej zmianie |
| Wynik | Raport z rozbieżnościami | Aktualny stan uprawnień |
| Kto zwykle prowadzi | IT lub firma zewnętrzna | IT razem z zakupami |
| Wartość w kontroli | Zdjęcie sprzed miesięcy | Dowód na dziś |
Księgowość
Ewidencja oprogramowania a ewidencja wartości niematerialnych i prawnych
To są dwa różne rejestry i firmy regularnie zakładają, że wystarczy jeden. Ewidencja księgowa wartości niematerialnych i prawnych służy rozliczeniu podatkowemu: trafiają do niej licencje o wartości początkowej powyżej 10 000 złotych, amortyzowane liniowo przez co najmniej 24 miesiące. Licencje tańsze można zaliczyć jednorazowo do kosztów i wtedy w ogóle nie ma ich w tej ewidencji.
I tu pojawia się dziura, w którą wpada większość firm: program za 800 złotych zniknął z papierów księgowych, a nadal jest zainstalowany na dwudziestu komputerach i nadal wymaga uprawnienia. Ewidencja licencji musi obejmować wszystko, co jest zainstalowane, niezależnie od wartości i sposobu rozliczenia. Zasady rozliczenia podatkowego opisujemy osobno w artykule o księgowaniu i amortyzacji licencji.
- Ewidencja księgowa WNiP: tylko licencje powyżej 10 000 zł wartości początkowej
- Ewidencja licencji: wszystko, co zainstalowane, także zakupy jednorazowe poniżej limitu
- Subskrypcje nie są WNiP, ale muszą być w rejestrze licencji razem z datą końca
- Faktura z księgowości jest dowodem uprawnienia, więc numer faktury wchodzi do obu rejestrów
- Licencja sprzedana na rynku wtórnym wychodzi z rejestru dopiero po usunięciu kopii
To nie jest porada podatkowa. Sposób rozliczenia konkretnego zakupu potwierdź ze swoją księgowością, bo zależy od formy działalności i treści umowy licencyjnej.
Prowadzenie
Jak prowadzić ewidencję oprogramowania, żeby nie zdezaktualizowała się w miesiąc
Rejestr umiera zawsze w tym samym miejscu: nikt nie aktualizuje go przy zmianach kadrowych i przy wymianie sprzętu. Odchodzi handlowiec, jego laptop wraca do szafy, licencja zostaje przypisana do osoby, której nie ma, a przy kolejnym zakupie nikt nie sprawdza, że wolne stanowisko już jest. Firma kupuje drugi raz to, co ma.
Dlatego ewidencja musi być podpięta pod trzy zdarzenia, a nie pod kalendarz. Zatrudnienie i zwolnienie, wymiana lub likwidacja sprzętu, zakup i odnowienie. Jeśli te trzy momenty aktualizują rejestr, reszta dzieje się sama. Rejestr licencji w naszym panelu prowadzi przy okazji kalendarz odnowień i pokazuje wskaźnik gotowości do audytu, więc widzisz braki, zanim zobaczy je kontrola.
- Przy zatrudnieniu: przypisz licencje z puli wolnych, zanim kupisz nowe
- Przy odejściu: zwolnij stanowiska tego samego dnia, nie na koniec kwartału
- Przy wymianie sprzętu: przepnij licencję do nowego urządzenia i odnotuj usunięcie ze starego
- Przy zakupie: dopisz pozycję razem z numerem faktury, nie samym kluczem
- Raz na kwartał: porównaj liczbę instalacji z liczbą uprawnień i wyjaśnij każdą różnicę
- Raz na rok: sprawdź, które licencje leżą nieużywane i policz, ile kosztują
Efekt
Co daje uporządkowana ewidencja poza spokojem w audycie
Najbardziej wymierny efekt to zobaczenie licencji, za które płacisz bez powodu. Dopiero rejestr pokazuje, że dwadzieścia z osiemdziesięciu stanowisk nie było uruchamiane od pół roku, a odnowienie na przyszły rok idzie na całą osiemdziesiątkę. Ta różnica to gotówka, którą można zatrzymać bez żadnej zmiany w sposobie pracy zespołu.
Drugi efekt jest sprzedażowy i firmy rzadko z niego korzystają. Licencje wieczyste, które zostały po migracji do chmury albo po redukcji stanowisk, mają wartość rynkową. Można je legalnie odsprzedać na mocy wyroku TSUE C-128/11 i odzyskać część budżetu, ale tylko wtedy, gdy jesteś w stanie udokumentować łańcuch nabycia. Bez ewidencji nie masz czym tego udowodnić i licencja zostaje w szufladzie. Zobacz, jak działa sprzedaż licencji Microsoft po migracji.
Cennik
Ile kosztuje zarządzanie licencjami w License.pl
Ceny są jawne, bo w tej kategorii nie są. Płacisz miesięcznie lub rocznie, netto, w złotówkach, na fakturę VAT z NIP.
| Plan | Miesięcznie | Rocznie | Zakres |
|---|---|---|---|
| Start | 199 zł netto/mies. | 1 990 zł netto/rok | do 50 stanowisk |
| Firma | 499 zł netto/mies. | 4 990 zł netto/rok | do 200 stanowisk |
| Compliance | 1 299 zł netto/mies. | 12 990 zł netto/rok | do 1 000 stanowisk |
| Enterprise | Porozmawiajmy | Indywidualnie | Bez limitu, SLA 99,9% |
Najczęstsze pytania
Ewidencja oprogramowania: pytania, które zadają dyrektorzy IT
Co powinna zawierać ewidencja oprogramowania?
Czym różni się ewidencja oprogramowania od inwentaryzacji oprogramowania?
Czy licencja na oprogramowanie musi być w ewidencji wartości niematerialnych i prawnych?
Czy do prowadzenia ewidencji licencji potrzebny jest agent na komputerach?
Kto w firmie powinien prowadzić ewidencję oprogramowania?
Jak często aktualizować ewidencję licencji?
Zacznij ewidencję od liczby, która przekonuje zarząd
Skaner pokazuje w złotówkach, ile kosztują licencje, których nikt nie używa. Bez konta, bez agenta, w 20 sekund.