Inwentaryzacja oprogramowania w firmie
Inwentaryzacja oprogramowania to spis wszystkich programów zainstalowanych w firmie, zestawiony z licencjami, które firma faktycznie posiada. Robi się ją po to, by wiedzieć, za co się płaci, wykryć nadmiar i braki licencji oraz przejść audyt bez dopłaty. Da się ją zrobić bez instalowania agenta na komputerach.
Poniżej pokazujemy, czym inwentaryzacja różni się od audytu i od SAM, jak zebrać spis oprogramowania bez agenta na każdym komputerze, jak policzyć, ile licencji naprawdę potrzebujesz, i które dokumenty musisz mieć pod ręką, zanim zapyta o nie audytor. Bez żargonu i bez narzędzia, które trzeba wdrażać przez pół roku.
Jawne ceny. Bez „zapytaj o cenę".
Trzy różne rzeczy
Inwentaryzacja, audyt i SAM to nie to samo
Te trzy słowa mieszają się w rozmowach, a znaczą co innego. Inwentaryzacja to zdjęcie stanu: co jest zainstalowane i co mamy kupione. Audyt to ocena tego zdjęcia przez producenta albo jego przedstawiciela: czy zgadza się liczba i typ licencji. Software asset management (SAM) to ciągły proces, który utrzymuje inwentaryzację aktualną, żeby audyt nigdy nie był niespodzianką.
W praktyce robisz je w tej kolejności. Najpierw inwentaryzacja, bo bez spisu nie masz o czym rozmawiać. Potem zestawienie z uprawnieniami, czyli pozycja licencyjna. Dopiero na końcu, jeśli wszystko się zgadza, audyt jest formalnością. Cały ten cykl to u nas zarządzanie licencjami oprogramowania w jednym rejestrze, a nie cztery różne narzędzia i arkusz kalkulacyjny sklejony taśmą.
| Pojęcie | Co to jest | Jak często |
|---|---|---|
| Inwentaryzacja oprogramowania | Spis zainstalowanych programów i posiadanych licencji | Okresowo lub przed audytem |
| Audyt licencji | Weryfikacja zgodności instalacji z uprawnieniami | Na żądanie producenta lub co rok przy EA |
| Software asset management (SAM) | Ciągły proces utrzymania zgodności | Stale, w tle |
Bez agenta
Jak zinwentaryzować oprogramowanie bez agenta na komputerach
Agent to program instalowany na każdym komputerze, który raportuje, co jest na nim zainstalowane. Bywa potrzebny w dużych, rozproszonych środowiskach, ale w małej i średniej firmie jest armatą na wróbla: wymaga wdrożenia, zgód i utrzymania. Do rzetelnego spisu w większości firm wystarczą źródła, które już masz.
Najszybsza droga to zebrać dane z miejsc, gdzie licencje i instalacje już są widoczne, a potem wpisać je do jednego rejestru. Poniżej lista źródeł, które w praktyce pokrywają większość stanu bez jednego agenta.
- Faktury i umowy zakupu (najpewniejszy dowód uprawnienia)
- Portale producentów: Microsoft VLSC lub Microsoft 365 Admin Center, konto Adobe, konto Autodesk
- Lista zainstalowanych programów z Panelu sterowania albo skrypt PowerShell uruchomiony zdalnie przez zasady grupy
- Rejestr sprzętu: bez spisu komputerów nie policzysz stanowisk
- Dane z konsoli antywirusa lub MDM, które już widzą, co działa na urządzeniach
Skrypt PowerShell odczytujący zainstalowane programy z rejestru systemu to nie jest agent: nic nie zostaje na komputerze, uruchamiasz go raz i zbierasz wynik. To wystarcza do inwentaryzacji, choć nie zastąpi ciągłego monitoringu w bardzo dużym środowisku.
Ile naprawdę potrzebujesz
Jak policzyć, ile licencji faktycznie potrzebuje firma
Liczba licencji, za które płacisz, prawie nigdy nie równa się liczbie, której używasz. Zestawienie jednego z drugim to pozycja licencyjna: bierzesz uprawnienia (ile kupiłeś) i wdrożenia (ile jest zainstalowane i realnie używane), a różnica pokazuje albo brak, który trzeba pokryć, albo nadmiar, za który przepłacasz.
Nadmiar bywa większym problemem niż brak, bo cicho zjada budżet co miesiąc. Konto po pracowniku, który odszedł. Druga licencja na tym samym stanowisku. Pakiet, z którego używana jest jedna aplikacja. Dopiero policzenie tego w złotówkach uświadamia skalę. Skaner na stronie głównej robi to zestawienie na Twoim rejestrze i pokazuje marnotrawstwo w złotówkach, bez zakładania konta.
| Krok | Co liczysz | Efekt |
|---|---|---|
| 1. Uprawnienia | Ile licencji firma kupiła (faktury, umowy) | Górny limit legalnego użycia |
| 2. Wdrożenia | Ile kopii jest zainstalowanych i używanych | Rzeczywiste zapotrzebowanie |
| 3. Różnica | Uprawnienia minus wdrożenia | Brak do pokrycia albo nadmiar do odzyskania |
Dowody
Jakie dokumenty musisz przechowywać
Audytor nie pyta, czy licencja jest, tylko czy potrafisz udowodnić uprawnienie do każdej działającej kopii. Sam klucz produktu nie jest dowodem: dowodem jest ścieżka zakupu. Dlatego inwentaryzacja bez podpiętych dokumentów jest połowiczna.
Kupując licencję wtórną, dostajesz komplet dowodów od razu: to tłumaczymy na stronie legalność oprogramowania. Przy licencjach kupionych wcześniej trzeba je odtworzyć z archiwum. Jeśli szykujesz się pod konkretnego producenta, zacznij od audytu licencji Microsoft, bo to jego True-Up najczęściej zaskakuje firmy.
- Faktury zakupu z widoczną nazwą produktu i liczbą licencji
- Umowy wolumenowe: EA, MPSA, Open Value, jeśli firma je ma
- Potwierdzenia z portali producentów
- Łańcuch własności przy licencjach z rynku wtórnego
- Zgodność faktur z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF), obowiązkowym w Polsce
Cennik
Ile kosztuje zarządzanie licencjami w License.pl
Ceny są jawne, bo w tej kategorii nie są. Płacisz miesięcznie lub rocznie, netto, w złotówkach, na fakturę VAT z NIP.
| Plan | Miesięcznie | Rocznie | Zakres |
|---|---|---|---|
| Start | 199 zł netto/mies. | 1 990 zł netto/rok | do 50 stanowisk |
| Firma | 499 zł netto/mies. | 4 990 zł netto/rok | do 200 stanowisk |
| Compliance | 1 299 zł netto/mies. | 12 990 zł netto/rok | do 1 000 stanowisk |
| Enterprise | Porozmawiajmy | Indywidualnie | Bez limitu, SLA 99,9% |
Najczęstsze pytania
Inwentaryzacja oprogramowania: pytania, które zadają dyrektorzy IT
Jak zinwentaryzować oprogramowanie bez agenta na komputerach?
Jak policzyć, ile licencji faktycznie potrzebuje firma?
Co to jest software asset management (SAM)?
Czym różni się inwentaryzacja oprogramowania od audytu?
Jak długo trzeba przechowywać faktury za oprogramowanie?
Jakim programem zrobić inwentaryzację oprogramowania?
Zobacz, ile licencji marnujesz, zanim policzy to audytor
Skaner zestawia Twój rejestr z licencjami i pokazuje wskaźnik gotowości audytowej oraz marnotrawstwo w złotówkach. Bez konta, w 20 sekund.