Odnowienie licencji oprogramowania: Microsoft 365, AutoCAD i kalendarz odnowień

Odnowienie ma sens wtedy, gdy licencja jest używana i nie ma tańszego sposobu na to samo uprawnienie. Brzmi banalnie, a właśnie tu firmy tracą najwięcej. Faktura odnowieniowa przychodzi na tę samą liczbę stanowisk co rok temu, chociaż w międzyczasie odeszło pięć osób, a trzy licencje leżą nieużywane. Odnowienie utrwala stan sprzed roku i nikt go nie kwestionuje.

Dlatego kolejność jest odwrotna niż zwykle: najpierw sprawdzasz, ile licencji faktycznie działa, a dopiero potem zamawiasz odnowienie na tę liczbę. To zwykła inwentaryzacja oprogramowania zrobiona przed terminem, a nie po nim. Jeśli program jest dostępny również jako licencja wieczysta, warto porównać koszt trzech lat subskrypcji z jednorazowym zakupem na giełdzie legalnych licencji.

Przegapiony termin kosztuje podwójnie: raz, gdy usługa przestaje działać w środku pracy, drugi raz, gdy odnawiasz w pośpiechu na warunkach, których nikt nie negocjował. Automatyczne odnawianie chroni przed pierwszym problemem i pogłębia drugi, bo faktura przychodzi bez żadnej decyzji.

Sensowny kalendarz odnowień to nie przypomnienie na dzień przed. To trzy wyprzedzenia: 90 dni na decyzję i policzenie stanu, 30 dni na zamówienie właściwej liczby stanowisk, 7 dni na kontrolę, czy odnowienie faktycznie przeszło. Rejestr licencji w zarządzaniu licencjami oprogramowania prowadzi ten kalendarz za Ciebie, razem z datami i kosztem każdej pozycji.

Zanim zaczniesz negocjować cenę, sprawdź coś tańszego: czy odnawiasz właściwy wariant. W większości firm rachunek za odnowienie jest zawyżony nie dlatego, że stawka jest zła, tylko dlatego, że część stanowisk ma wersję szerszą, niż wymaga praca. Odnowienie jest jedynym momentem w roku, w którym da się to zmienić bez kosztów, i jedynym, w którym ktokolwiek w firmie w ogóle na to patrzy.

Najbardziej jaskrawy przykład to Autodesk. Roczna subskrypcja pełnego AutoCAD kosztuje w polskim kanale około 8 080 zł netto za stanowisko, a AutoCAD LT około 2 040 zł netto, czyli mniej więcej jedną czwartą. Pełnej wersji potrzebują wyłącznie osoby faktycznie tworzące geometrię 3D albo korzystające z zestawów narzędzi branżowych. W sześcioosobowym biurze, gdzie robią to dwie osoby, właściwy podział kosztuje około 24 320 zł netto rocznie zamiast 48 480 zł za sześć pełnych licencji. Jak przeprowadzić ten podział, rozkładamy w tekście porównującym AutoCAD LT i pełny AutoCAD, a ceny wszystkich wariantów zebraliśmy na stronie o tym, ile kosztuje licencja AutoCAD.

Druga pozycja do sprawdzenia to stanowiska, za które firma płaci z przyzwyczajenia. Po odejściu pracownika, po zmianie narzędzia w zespole albo po zakończeniu projektu subskrypcje zwykle odnawiają się dalej, bo nikt ich nie zgłosił do wypisania. Przy Microsoft 365 dochodzi trzecia rzecz: w modelu NCE liczbę stanowisk wolno zmniejszyć wyłącznie w oknie 7 dni od zakupu albo odnowienia, więc jeżeli przegapisz ten termin, płacisz za nadmiar przez cały kolejny rok. Lista tego, co faktycznie działa w firmie, powstaje przy inwentaryzacji oprogramowania.