Odnowienie licencji Microsoft 365 czy licencja wieczysta Office? Jak policzyć

Odnowienie Microsoft 365 opłaca się tam, gdzie realnie korzystasz z poczty, chmury i pracy zespołowej, a licencja wieczysta Office tam, gdzie ktoś potrzebuje tylko Worda i Excela na stanowisku. Subskrypcja to koszt bez końca, licencja wieczysta to jeden wydatek bez nowych wersji. W większych firmach najtańsza wychodzi hybryda: subskrypcja dla części osób, wieczysta dla reszty.

Decyzja zwykle zapada w najgorszym momencie: dwa tygodnie przed odnowieniem, gdy nikt nie ma czasu liczyć. Poniżej rozkładamy oba warianty na trzy lata, pokazujemy, co Microsoft naprawdę robi po wygaśnięciu subskrypcji, i tłumaczymy, dlaczego pytanie "co jest tańsze" jest źle postawione, dopóki nie wiesz, kto czego używa.

Czym różni się subskrypcja od licencji wieczystej

Subskrypcja to dostęp na czas opłacony. Płacisz co miesiąc albo co rok, dostajesz nowe wersje, chmurę i pocztę, a gdy przestajesz płacić, tracisz dostęp. Licencja wieczysta to jednorazowy zakup konkretnej wersji: program działa bezterminowo, ale nie dostaniesz nowej wersji bez kolejnego zakupu i nie ma w niej usług chmurowych.

Różnica, która przesądza o wielu decyzjach, dotyczy własności. Licencja wieczysta jest Twoja, więc gdy przestaje być potrzebna, możesz ją legalnie odsprzedać na mocy wyroku TSUE C-128/11. Subskrypcji odsprzedać się nie da: jest nieprzenoszalna z definicji.

Jak policzyć oba warianty na trzy lata

Nie porównuj ceny rocznej subskrypcji z ceną licencji wieczystej, bo to porównanie jednego roku z bezterminem. Weź horyzont, w którym stanowisko realnie istnieje w firmie, i policz koszt całkowity. Trzy lata to rozsądny punkt odniesienia: tyle zwykle trwa cykl sprzętu i tyle wytrzymuje wersja Office bez presji na aktualizację.

Rachunek robisz na stanowisko, nie na firmę. Subskrypcja: cena roczna razy trzy, razy liczba osób, które faktycznie jej używają. Wieczysta: cena zakupu raz, plus zero w kolejnych latach, minus to, co odzyskasz z odsprzedaży, gdy stanowisko zniknie. Kupiona na rynku wtórnym licencja wieczysta kosztuje zwykle 50 do 70 procent mniej niż nowa, co skraca punkt zwrotu do drugiego roku. Aktualne, jawne ceny widać na giełdzie legalnych licencji, a same warianty Office rozpisaliśmy na stronie o używanych licencjach Microsoft.

Najważniejsza liczba w tym rachunku nie jest ceną. To liczba osób, które naprawdę używają danego programu. Firmy odnawiają subskrypcje na zeszłoroczną liczbę stanowisk, w tym za osoby, które już nie pracują. Zanim policzysz warianty, zrób inwentaryzację oprogramowania i odnów tylko to, co żyje. Cały cykl terminów opisaliśmy przy odnowieniach licencji.

Co się stanie, jeśli nie odnowię Microsoft 365

Subskrypcja nie gaśnie z dnia na dzień. Według dokumentacji Microsoftu przechodzi kolejno przez statusy Active, Expired, Disabled i Deleted. W statusie Expired, który dla większości ofert trwa 30 dni, użytkownicy pracują normalnie. Potem przez 90 dni w statusie Disabled dostęp do danych mają wyłącznie administratorzy, a aplikacje przechodzą w tryb ograniczonej funkcjonalności. Po statusie Deleted danych nie odzyskasz, a nowa subskrypcja tego samego typu ich nie przywróci.

Terminy różnią się przy umowach wolumenowych, gdzie usługi są dostępne przez 90 dni od daty końca subskrypcji, a przy umowach wieloletnich sam status Expired trwa 90 dni. Od 9 lutego 2026 status Expired nie dotyczy już subskrypcji kupowanych bezpośrednio w ramach umowy Microsoft Customer Agreement. Dokładne terminy dla swojej umowy sprawdź w centrum administracyjnym.

Praktyczny wniosek: masz około 30 dni normalnej pracy po terminie i kolejne 90 na uratowanie danych. To dużo, dopóki nikt nie zauważy problemu w 95. dniu.

Kiedy hybryda wygrywa z jednym modelem

W większości firm nie ma jednej dobrej odpowiedzi, bo nie ma jednego typu pracownika. Handlowiec żyje w poczcie, kalendarzu i Teamsach, więc subskrypcja jest dla niego oczywista. Osoba na produkcji albo w księgowości otwiera Excela i nic więcej, a płaci za komplet usług chmurowych, z których nie korzysta. Podział stanowisk na te dwie grupy zwykle obniża rachunek bardziej niż jakakolwiek negocjacja ceny.

Hybryda ma jeden warunek: musisz wiedzieć, kto do której grupy należy, i utrzymywać ten podział, gdy ludzie przychodzą i odchodzą. Bez rejestru licencji hybryda po roku zamienia się w bałagan, w którym nikt nie wie, kto ma co.

Co zrobić z licencjami, które zostały po migracji

Jeśli firma przeszła z Office wieczystego na Microsoft 365, stare licencje nie znikają: zostają jako aktywo, za które ktoś kiedyś zapłacił pełną cenę. Wolno je sprzedać, o ile są wieczyste i spełnisz cztery warunki z wyroku C-128/11, w tym trwałe usunięcie własnej kopii i podpisanie oświadczenia o jej usunięciu, które musi mieć formę dokumentu, a nie ustnej deklaracji.

Sprzedaż licencji rozlicza się jako świadczenie usług ze stawką co do zasady 23 procent, o czym piszemy szerzej w tekście o sprzedaży licencji a VAT. Co dokładnie da się sprzedać po przejściu do chmury, rozpisaliśmy na stronie o sprzedaży licencji Microsoft. Zgłoszenie zaczyna się w kreatorze sprzedaży licencji.