Zarządzanie licencjami Microsoft: Office, Microsoft 365 i licencje wolumenowe
Zarządzanie licencjami Microsoft polega na utrzymywaniu zgodności między tym, co firma kupiła, a tym, co realnie działa na komputerach i w tenancie. W praktyce sprowadza się do trzech rzeczy: rejestru uprawnień z dokumentami, comiesięcznego porównania z liczbą aktywnych użytkowników i kalendarza odnowień.
Skaner licencji
Bez konta. Bez agenta. 20 sekund.
Z czego korzystacie
Sugestia: 500 000 zł (około 5 000 zł na osobę rocznie)
Marnotrawstwo
0 zł
rocznie
Wskaźnik audytowy
0 / 100
bez dokumentów
Do odzyskania
0 zł
anulowanie i odsprzedaż
Wynik otwiera się w pełnym rejestrze na /app: pięć pozycji zasianych z Twoich odpowiedzi, wskaźnik gotowości audytowej i oferty z giełdy licencji. Konta prosimy dopiero przy zapisie.
Microsoft jest w większości polskich firm największą pozycją w budżecie na oprogramowanie i jednocześnie najbardziej pogmatwaną, bo w jednej firmie potrafią współistnieć wieczysty Office 2019 z płyty, licencje wolumenowe z umowy sprzed lat i subskrypcje Microsoft 365 kupione przez trzech różnych ludzi. Poniżej pokazujemy, jak to poukładać: co się liczy na urządzenie, a co na użytkownika, gdzie powstają dopłaty przy true-up i co zrobić z licencjami wieczystymi, które zostały po przejściu do chmury.
Jawne ceny. Bez „zapytaj o cenę".
8
Ofert dostępnych dziś
60%
Średnio taniej niż nowa
269 405 zł
Oszczędność na tych ofertach
Suma różnic: cena nowej licencji minus nasza cena netto.
Giełda
Licencje wieczyste Microsoft dostępne dziś na giełdzie
Realne, zweryfikowane oferty z naszej giełdy, każda po sprawdzeniu czterech warunków z wyroku TSUE C-128/11. Ceny netto, w PLN.
| Licencja | Stanowisk | Cena nowej | Nasza cena netto | Oszczędność | Szczegóły oferty |
|---|---|---|---|---|---|
| Microsoft Office 2019 Standard | 60 | 1 019 zł | 378 zł | -63% | Łańcuch własności |
| Microsoft Windows 11 Pro | 120 | 1 079 zł | 408 zł | -62% | Łańcuch własności |
| Microsoft Office 2021 Professional Plus | 40 | 880 zł | 336 zł | -62% | Łańcuch własności |
| Microsoft Visio Professional 2021 | 12 | 294 zł | 118 zł | -60% | Łańcuch własności |
| Microsoft Project Professional 2021 | 8 | 328 zł | 131 zł | -60% | Łańcuch własności |
| Microsoft Office 2021 Professional Plus | 15 | 330 zł | 132 zł | -60% | Łańcuch własności |
| Microsoft Windows Server 2019 Datacenter | 2 | 550 zł | 299 zł | -46% | Łańcuch własności |
| Microsoft Exchange Server 2019 Standard | 1 | 36 zł | 20 zł | -45% | Łańcuch własności |
Przy każdej ofercie widzisz komplet dowodów, zanim zapłacisz: numer umowy, kraj pierwszej sprzedaży w Europejskim Obszarze Gospodarczym, poprzednich właścicieli, oświadczenie o odinstalowaniu i fakturę. Konkurencja pokazuje to „audytorowi na życzenie". My pokazujemy to Tobie.
Model
Na urządzenie czy na użytkownika: skąd bierze się większość pomyłek
Cała trudność w licencjach Microsoft zaczyna się od tego, że różne produkty liczy się w różnych jednostkach, a firmy liczą wszystko po swojemu, czyli po liczbie ludzi. Office w wersji wieczystej jest przypisany do urządzenia. Microsoft 365 jest przypisany do użytkownika, który może pracować na kilku urządzeniach. Windows Server liczy się na rdzenie, a dostęp do niego wymaga osobnych licencji dostępowych CAL.
Skutek jest zawsze ten sam. Firma z 60 pracownikami i 90 komputerami kupuje 60 licencji wieczystych Office i jest w niedoborze, bo pokrycie należy się każdej maszynie z zainstalowanym pakietem, także tej w recepcji i tej zapasowej. Albo odwrotnie: kupuje 90 subskrypcji Microsoft 365 dla 60 osób i płaci za trzydzieści kont, których nikt nie otwiera. Zobacz szczegóły przy licencjach Microsoft Office i przy licencjach Windows Server.
| Produkt | Jednostka liczenia | Na co uważać |
|---|---|---|
| Office wieczysty (2019, 2021) | Urządzenie | Każda maszyna z instalacją potrzebuje pokrycia |
| Microsoft 365 | Użytkownik | Konto po osobie, która odeszła, nadal kosztuje |
| Windows Server | Rdzenie serwera | Minimalne progi rdzeni niezależnie od realnej liczby |
| CAL do Windows Server | Użytkownik albo urządzenie | Wybór jednego modelu na całe środowisko |
| SQL Server | Rdzenie albo serwer plus CAL | Dwa różne modele, nie wolno ich mieszać na jednej instancji |
| Windows 11 Pro | Urządzenie | Licencja OEM zostaje przy komputerze, nie wędruje |
Subskrypcja
Zarządzanie licencjami Microsoft 365: gdzie ucieka budżet
W subskrypcjach nie ma ryzyka niedoboru, jest ryzyko nadmiaru, i to ono kosztuje najwięcej. Konta nieużywane działają dokładnie tak samo jak używane: fakturują się co miesiąc. Nikt ich nie zauważa, bo w panelu administracyjnym wyglądają identycznie, a firma widzi tylko sumę na fakturze.
Trzy miejsca, w których pieniądze uciekają najczęściej, to konta po osobach, które odeszły, plany wyższe niż potrzebne (pełny pakiet dla kogoś, kto używa wyłącznie poczty) i licencje kupione na projekt, który skończył się rok temu. Wszystkie trzy widać dopiero wtedy, gdy zestawisz listę przypisanych licencji z datą ostatniego logowania. To jedno zestawienie, robione raz na kwartał, zwykle zwraca więcej niż jakakolwiek negocjacja cenowa.
- Zestaw listę przypisanych licencji z datą ostatniej aktywności użytkownika
- Zdejmij licencje z kont osób, które odeszły, tego samego dnia co dostęp
- Sprawdź, kto ma plan z aplikacjami desktopowymi, a używa tylko poczty w przeglądarce
- Wyłącz automatyczne odnawianie tam, gdzie decyzja ma być świadoma
- Ustaw jedno miejsce zakupu: rozproszone zakupy kartą to najczęstsze źródło duchów w ewidencji
- Zapisz datę końca każdej subskrypcji w kalendarzu odnowień z wyprzedzeniem 90 dni
Subskrypcje Microsoft 365 są nieprzenoszalne. Nie da się ich kupić ani sprzedać na rynku wtórnym, niezależnie od tego, co obiecuje ogłoszenie. Wyczerpanie prawa z wyroku TSUE C-128/11 dotyczy wyłącznie licencji wieczystych.
Wolumen
Licencje wolumenowe i true-up: skąd biorą się dopłaty
W umowach wolumenowych firma deklaruje stan na początku okresu, a rozlicza rzeczywisty na końcu. Ta różnica to true-up i to w niej powstają rachunki, których nikt nie planował. Nie dlatego, że firma oszukiwała, tylko dlatego, że przez rok przybyło komputerów, uruchomiono drugi serwer testowy i nikt tego nie odnotował.
Obrona jest prosta, ale wymaga regularności: liczba stanowisk musi być mierzona w trakcie roku, a nie odtwarzana z pamięci w tygodniu przed rozliczeniem. Firmy, które prowadzą ewidencję oprogramowania na bieżąco, wchodzą w true-up z gotową liczbą i najczęściej dopłacają mniej, bo widzą też stanowiska do zdjęcia. Praktyczny przebieg całego procesu opisujemy przy audycie licencji Microsoft.
| Źródło | Jak powstaje | Jak temu zapobiec |
|---|---|---|
| Nowe komputery | Sprzęt dokupiony w trakcie roku, licencja nieodnotowana | Zakup sprzętu automatycznie tworzy pozycję w rejestrze |
| Serwery testowe i zapasowe | Uruchomione na chwilę, zostają na lata | Kwartalny przegląd maszyn wirtualnych |
| Brakujące CAL | Liczba dostępów rośnie razem z zespołem | Licz CAL przy każdej zmianie kadrowej |
| Instalacje po godzinach | Użytkownik z prawami administratora instaluje sam | Ograniczenie praw lokalnych plus kwartalne skanowanie |
| Zła edycja produktu | Zainstalowano Professional, kupiono Standard | Weryfikacja edycji, nie tylko nazwy produktu |
Po migracji
Co zrobić z licencjami wieczystymi Microsoft po przejściu do chmury
Migracja do Microsoft 365 nie unieważnia starych licencji wieczystych. Office 2019, Office 2021, Windows Server czy SQL Server kupione wcześniej pozostają Twoją własnością i po wyłączeniu ich z użycia mają wartość rynkową. W większości firm leżą po prostu bezczynnie, chociaż odzyskanie za nie pieniędzy jest legalne i wykonalne.
Podstawą jest wyrok TSUE C-128/11 w sprawie UsedSoft: prawo do dystrybucji kopii wyczerpuje się po pierwszej sprzedaży w Unii, więc nabywca może ją odsprzedać, o ile trwale usunie własną kopię. Warunkiem praktycznym jest dokumentacja, dlatego ewidencja i odsprzedaż to ten sam projekt, tylko rozłożony w czasie. Jeśli masz takie licencje, sprawdź sprzedaż licencji Microsoft po migracji, a jeśli szukasz taniej alternatywy dla nowych zakupów, zobacz używane licencje Microsoft.
Cennik
Ile kosztuje zarządzanie licencjami w License.pl
Ceny są jawne, bo w tej kategorii nie są. Płacisz miesięcznie lub rocznie, netto, w złotówkach, na fakturę VAT z NIP.
| Plan | Miesięcznie | Rocznie | Zakres |
|---|---|---|---|
| Start | 199 zł netto/mies. | 1 990 zł netto/rok | do 50 stanowisk |
| Firma | 499 zł netto/mies. | 4 990 zł netto/rok | do 200 stanowisk |
| Compliance | 1 299 zł netto/mies. | 12 990 zł netto/rok | do 1 000 stanowisk |
| Enterprise | Porozmawiajmy | Indywidualnie | Bez limitu, SLA 99,9% |
Najczęstsze pytania
Zarządzanie licencjami Microsoft: pytania, które zadają dyrektorzy IT
Jak zarządzać licencjami Microsoft w firmie?
Czy licencja Office jest przypisana do komputera czy do użytkownika?
Co to jest true-up w umowie wolumenowej Microsoft?
Czy można odsprzedać licencje Microsoft po przejściu na Microsoft 365?
Ile licencji Microsoft 365 naprawdę potrzebuje firma?
Czy licencje Microsoft kupione w modelu CSP można przenieść na inną firmę?
Sprawdź, ile kosztują licencje Microsoft, których nikt nie używa
Skaner liczy marnotrawstwo w złotówkach i pokazuje, gdzie tanio zastąpić subskrypcję licencją wieczystą. Bez konta, w 20 sekund.