Audyt licencji Microsoft: jak się przygotować
Audyt licencji Microsoft to weryfikacja, czy liczba i typ używanych licencji zgadzają się z tym, co firma kupiła. Najczęściej przybiera formę corocznego True-Up w umowie Enterprise Agreement albo formalnego SAM Engagement. Przygotowanie sprowadza się do jednego dokumentu: pozycji licencyjnej (ELP), czyli zestawienia uprawnień z wdrożeniami.
Poniżej pokazujemy, skąd bierze się audyt Microsoft, czym różni się True-Up od SAM Engagement, jak krok po kroku zbudować pozycję licencyjną i jakie dokumenty faktycznie dowodzą uprawnienia. Piszemy to dla dyrektora IT i CFO, którzy chcą wiedzieć, gdzie leży ryzyko dopłaty, zanim przyjdzie pismo.
Jawne ceny. Bez „zapytaj o cenę".
Mówimy to wprost
Subskrypcji Microsoft 365 nie da się „docupić" na rynku wtórnym
Jeśli audyt wykaże braki w licencjach wieczystych, na przykład Office 2021 albo Windows Server, część z nich można pokryć taniej z rynku wtórnego. Ale braków w subskrypcji Microsoft 365 nie pokryjesz używaną licencją, bo subskrypcja jest nieprzenoszalna. Tam jedyną drogą jest dokupienie u Microsoftu albo ograniczenie realnego użycia. Mówimy to wprost, żeby nikt nie liczył na oszczędność, której nie ma.
Skąd to przychodzi
Trzy drogi, którymi Microsoft sprawdza licencje
Audyt Microsoft rzadko wygląda jak nalot z filmu. Najczęściej przychodzi cicho, jako coroczny obowiązek albo uprzejma propozycja „przeglądu". Warto rozpoznać, z którą formą masz do czynienia, bo każda ma inny ton i inne stawki.
True-Up to część umowy Enterprise Agreement: raz w roku deklarujesz, o ile urosło użycie, i dopłacasz różnicę. SAM Engagement to zaproszenie do wspólnego przeglądu, formalnie dobrowolne, w praktyce trudne do odrzucenia. Formalny audyt zgodności to najostrzejsza droga, zwykle gdy Microsoft podejrzewa poważną rozbieżność. Mechanizm prawny, który stoi za legalnością licencji wtórnych mogących obniżyć rachunek, opisujemy na stronie legalność oprogramowania.
| Forma | Charakter | Kiedy |
|---|---|---|
| True-Up (Enterprise Agreement) | Coroczna samodeklaracja i dopłata | Co rok, przy rocznicy umowy |
| SAM Engagement | Wspólny przegląd, formalnie dobrowolny | Na zaproszenie Microsoftu |
| Formalny audyt zgodności | Weryfikacja przez audytora zewnętrznego | Przy podejrzeniu rozbieżności |
True-Up
Co to jest true-up w umowie Microsoft
True-Up to coroczne wyrównanie w umowie Enterprise Agreement. W ciągu roku dokładasz stanowiska i produkty bez formalności, a raz w roku, przy rocznicy umowy, składasz deklarację (True-Up Order Form) i płacisz za przyrost. To nie kara, tylko sposób rozliczenia, ale bywa bolesny, gdy przez rok nikt nie pilnował, o ile urosło użycie.
Okno na złożenie deklaracji otwiera się na kilka do kilkunastu tygodni przed rocznicą, a fakturę na różnicę dostajesz zwykle wkrótce po niej. Ważna zasada: True-Up rozlicza tylko wzrost. Jeśli w ciągu roku użycie spadło, na przykład po zwolnieniach, sam True-Up tego nie zdejmie z rachunku. Redukcję planuje się przy odnowieniu umowy, a nie w trakcie.
Od 2026 roku faktury za licencje, także rozliczenia True-Up, muszą w Polsce trafiać do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). To dodatkowy powód, by dokumenty zakupu były uporządkowane, zanim zacznie się przegląd.
Jeden dokument
Jak zbudować pozycję licencyjną (ELP)
Cała reszta przygotowania to jeden dokument: Effective License Position, po polsku pozycja licencyjna. Zestawiasz w nim to, co kupiłeś, z tym, co jest wdrożone, i widzisz różnicę, zanim zobaczy ją Microsoft. Buduje się go w trzech krokach.
Zaczynasz od uprawnień, potem odkrywasz wdrożenia, na końcu je zestawiasz. Krok pierwszy i drugi to zwykła inwentaryzacja oprogramowania, więc jeśli prowadzisz ją na bieżąco, do audytu jesteś przygotowany prawie w całości.
- Zbierz uprawnienia: umowy EA, MPSA, Open Value, faktury i potwierdzenia z Microsoft VLSC
- Odkryj wdrożenia: co jest realnie zainstalowane i używane, z rejestru systemu lub konsoli MDM
- Zestaw jedno z drugim: uprawnienia minus wdrożenia to Twoja pozycja licencyjna
- Wychwyć nadmiar: konta po odejściach, podwójne przypisania, nieużywane pakiety
- Uporządkuj dowody, zanim poprosi o nie audytor, a nie po
Gdzie szukać oszczędności
Co zrobić, gdy audyt wykaże braki
Jeśli pozycja licencyjna pokazuje brak w licencjach wieczystych, masz wybór: dokupić nowe u Microsoftu albo pokryć część z rynku wtórnego, gdzie te same licencje wolumenowe kosztują 50 do 70% mniej. Dotyczy to Office 2021 Professional Plus, Windows Server czy SQL Server: wszystkie są przenoszalne, jeśli spełniają cztery warunki TSUE C-128/11.
Zanim jednak cokolwiek dokupisz, policz nadmiar. Bardzo często firma, która dostała fakturę True-Up za braki w jednym miejscu, jednocześnie płaci za dziesiątki nieużywanych stanowisk w drugim. Dostępne dziś oferty zobaczysz na stronie używane licencje Microsoft, a mechanizm liczenia nadmiaru opisaliśmy w inwentaryzacji oprogramowania.
Najczęstsze pytania
Audyt licencji Microsoft: pytania, które zadają dyrektorzy IT
Jak przygotować się do audytu Microsoft?
Co to jest true-up w umowie Microsoft?
Ile firm jest audytowanych przez Microsoft?
Co grozi za brak licencji w audycie Microsoft?
Czy używane licencje Microsoft pomagają obniżyć koszt po audycie?
Jak długo trwa audyt licencji Microsoft?
Policz swoją pozycję licencyjną, zanim policzy ją Microsoft
Skaner pokazuje wskaźnik gotowości audytowej i marnotrawstwo w złotówkach na Twoim rejestrze. Bez konta, w 20 sekund.