Audyt Microsoft: jak przygotować firmę do audytu licencji i przeglądu Microsoft 365

True-Up to coroczne wyrównanie w umowie Enterprise Agreement. W ciągu roku dokładasz stanowiska i produkty bez formalności, a raz w roku, przy rocznicy umowy, składasz deklarację (True-Up Order Form) i płacisz za przyrost. To nie kara, tylko sposób rozliczenia, ale bywa bolesny, gdy przez rok nikt nie pilnował, o ile urosło użycie.

Okno na złożenie deklaracji otwiera się na kilka do kilkunastu tygodni przed rocznicą, a fakturę na różnicę dostajesz zwykle wkrótce po niej. Ważna zasada: True-Up rozlicza tylko wzrost. Jeśli w ciągu roku użycie spadło, na przykład po zwolnieniach, sam True-Up tego nie zdejmie z rachunku. Redukcję planuje się przy odnowieniu umowy, a nie w trakcie.

Audytor nie zaczyna od liczenia pakietów Office, bo tam zgodność jest zwykle prosta do wykazania i mało warta. Zaczyna od miejsc, w których niezgodność nie daje żadnego objawu technicznego, więc może narastać latami. Są to trzy obszary: licencje dostępowe CAL, wirtualizacja i dostęp pośredni do baz danych.

Licencje dostępowe są pierwsze na liście z prostego powodu: nie istnieją technicznie. Nie ma konsoli, która je policzy, nie ma mechanizmu, który zablokuje dostęp przy ich braku, i nie ma alertu, gdy firma urośnie z trzydziestu do stu osób. Serwer plików działa identycznie w obu przypadkach. Jedynym dowodem posiadania jest faktura, a jedynym momentem weryfikacji bywa właśnie audyt. Ceny, zasadę zgodności wersji i sposób policzenia licencji dostępowych zebraliśmy na stronie o licencjach CAL.

Drugie miejsce to pulpit zdalny. W modelu per user licencjonowanie RDS nie jest egzekwowane przez serwer licencji, więc środowisko obsłuży dowolną liczbę użytkowników, także taką, na którą nikt nigdy nie kupił licencji. Trzecie to dostęp pośredni: warunki licencyjne wymagają licencji dla każdego, kto korzysta z danych serwera przez aplikację pośredniczącą, sklep internetowy albo raport. Jedno konto techniczne po stronie bazy nie zmniejsza liczby wymaganych licencji ani o jedną.

Wniosek dla przygotowania jest praktyczny: te trzy pozycje policz najpierw, jeszcze zanim uporządkujesz resztę. Jak to zrobić krok po kroku, na konkretnym przykładzie firmy na 25 osób, pokazujemy w tekście o tym, ile licencji CAL potrzebuje firma.

Audyt nie zaczyna się od skanowania komputerów, tylko od papierów, i to jest część, w której polskie firmy tracą najwięcej czasu. Audytor prosi o wykaz wszystkich umów wolumenowych z numerami, o potwierdzenia zamówień oraz o faktury pierwotne. Jeżeli firma kupowała przez lata w programie Open License, czyli MOLP, dokumenty leżą zwykle w skrzynkach pocztowych administratorów, którzy dawno odeszli, a portal producenta pokazuje tylko część historii.

Druga rzecz, którą audytor rozstrzyga na papierze, to charakter każdej pozycji. Licencja L jest wieczysta i pokrywa uprawnienie bezterminowo. L&SA to licencja plus Software Assurance, gdzie po wygaśnięciu Software Assurance zostaje wyłącznie prawo do wersji kupionej pierwotnie, a nie do tej, która została w międzyczasie zainstalowana. Subskrypcja nie zostawia nic. Firmy najczęściej przegrywają tę część audytu w jednym punkcie: zainstalowały nowszy rocznik, opierając się na Software Assurance, które wygasło dwa lata wcześniej.

Trzeci obszar to zgodność zakresu umowy z podmiotem. Licencje edukacyjne, rządowe i charytatywne mają ograniczenia podmiotowe, a licencje kupione przez spółkę, która została później przekształcona albo podzielona, wymagają udokumentowanego przeniesienia na nowy podmiot. Zamknięte programy tego nie ułatwiają, bo do umowy Open po 1 stycznia 2022 roku nie da się już nic dopisać.

Praktyczny wniosek jest taki, że komplet dokumentów warto odtworzyć zanim przyjdzie pismo, a nie po nim, bo przy zamkniętych programach część źródeł już nie działa. Co dokładnie trzeba mieć przy każdym typie umowy, zebraliśmy na stronie o licencjach wolumenowych Microsoft.