Business Central czy Comarch Optima dla biura rachunkowego

Dla biura rachunkowego odpowiedź jest jednoznaczna i wynika z warunków licencji, a nie z ceny. Comarch ERP Optima ma osobny cennik dla biur rachunkowych i moduł Operacje wielofirmowe za 32 zł netto miesięcznie, czyli jest do tej pracy przeznaczona. Microsoft w przewodniku licencyjnym Dynamics 365 wprost zabrania używania środowiska do świadczenia usług outsourcingowych, w tym bieżącej obsługi faktur, płatności, kadr i płac niepowiązanych podmiotów trzecich. Biuro może natomiast wejść do systemu klienta na jego licencji External Accountant, i to jest właściwa rola Business Central w tym układzie.

Pytanie wraca regularnie, odkąd Microsoft zaczął mocniej promować Business Central na polskim rynku, a Comarch od 1 lutego 2026 przestał sprzedawać nowym klientom licencje wieczyste. Właściciel biura rachunkowego widzi dwa cenniki, porównuje kwoty za stanowisko i wyciąga wniosek z tej jednej liczby. To jest najdroższy możliwy sposób podejmowania tej decyzji, bo obie oferty licencjonują coś zupełnie innego.

Czy biuro rachunkowe może prowadzić księgi klientów w Business Central

Nie na własnej dzierżawie. Przewodnik licencyjny Dynamics 365 zawiera zdanie, które przesądza sprawę: dostęp użytkowników wewnętrznych i zewnętrznych nie obejmuje wykorzystania środowiska Dynamics 365 do świadczenia usług outsourcingowych, rozumianych jako bieżące zarządzanie zamówieniami sprzedaży, fakturami, zamówieniami zakupu, płatnościami, listą płac, kadrami, telemarketingiem, rejestracją danych i marketingiem w mediach społecznościowych niepowiązanych podmiotów trzecich. Microsoft dodaje wprost, że w tym sensie nie wolno używać Dynamics 365 do świadczenia usług outsourcingowych.

Jest do tego jeden wyjątek i warto go znać, bo bywa mylony z zezwoleniem na całą działalność biura. Pracownicy, agenci, wykonawcy i dostawcy firmy mogą, jako użytkownicy wewnętrzni, przygotowywać w jej środowisku okresowe sprawozdania finansowe dla jej klientów i takie użycie nie liczy się jako usługa outsourcingowa. To jest zgoda na sporządzanie sprawozdań, a nie na prowadzenie cudzej księgowości od faktury do przelewu.

Właściwa droga dla biura wygląda więc inaczej i jest w tym samym dokumencie. Do każdej licencji Essentials i Premium należy możliwość uruchomienia do trzech licencji External Accountant na jedną dzierżawę klienta. Dają one te same uprawnienia co licencja przypisana, poza konfiguracją użytkowników i zadaniami administracyjnymi. Biuro wchodzi więc do systemu klienta, na jego dzierżawie i na jego koszt, do trzech osób. Przy cenie 298,84 zł netto miesięcznie za licencję Essentials trzy takie dostępy warte są 10 758,08 zł rocznie i klient nie płaci za nie nic ponad to, co już ma.

Praktyczny skutek jest taki, że biuro obsługujące czterdziestu klientów w Business Central pracuje na czterdziestu osobnych dzierżawach, każda z własnym logowaniem, własnym zestawem uprawnień i własną datą odnowienia. Jest to wykonalne i wiele biur tak działa przy większych klientach, ale jest to zupełnie inna organizacja pracy niż jedna instalacja z listą firm.

Co Comarch Optima daje biuru rachunkowemu, czego nie daje Business Central

Comarch idzie dokładnie w drugą stronę i buduje ofertę wokół obsługi wielu podmiotów na jednej instalacji. Producent publikuje osobny cennik Comarch ERP Optima dla Biur Rachunkowych, obowiązujący od 1 stycznia 2026, i umieszcza w nim moduł Operacje wielofirmowe za 32 zł netto miesięcznie, którego w cenniku dla firm w ogóle nie ma. Cała konstrukcja zakłada, że na jednej instalacji leżą bazy wielu klientów.

Cennik dla biur jest droższy od firmowego i to jest znany fakt, ale wysokość tej dopłaty jest w polskim internecie opisywana błędnie. Po zestawieniu obu cenników pozycja po pozycji wychodzi, że dla większości modułów dopłata wynosi równo 30 procent, ale trzy moduły z tej reguły wypadają i akurat w nich biuro spędza najwięcej czasu. Księga Handlowa kosztuje firmę 175 zł, a biuro 183 zł, czyli o 4,6 procenta więcej. Obieg Dokumentów 42 wobec 43 zł, czyli 2,4 procenta. Opis Analityczny 134 wobec 139 zł, czyli 3,7 procenta.

W typowej konfiguracji biura realna dopłata wychodzi więc około 17,6 procenta, a nie trzydzieści. Policzyliśmy to na trzech stanowiskach z Finansami Basic, Księgą Handlową i Środkami Trwałymi oraz kadrami do pięćdziesięciu pracowników: 1 075 zł netto miesięcznie w cenniku dla firm wobec 1 264 zł w cenniku dla biur. Z modułem Operacje wielofirmowe rachunek biura wynosi 1 296 zł, czyli 15 552 zł netto rocznie. Pełny rozkład tego cennika moduł po module leży u nas przy cenniku Comarch Optima.

Ile kosztuje jedno i drugie rozwiązanie

Zestawienie kosztów ma sens tylko wtedy, gdy porównujemy to samo zastosowanie, więc rozbijmy je na dwa różne pytania. Pierwsze: ile kosztuje biuro własny system do obsługi klientów. Drugie: ile kosztuje klienta system, do którego biuro dostanie dostęp.

Przy pierwszym pytaniu Business Central po prostu odpada z powodów licencyjnych, więc zostaje Optima w cenniku dla biur: 1 296 zł netto miesięcznie w konfiguracji trzystanowiskowej z kadrami do pięćdziesięciu pracowników i modułem wielofirmowym, czyli 15 552 zł netto rocznie, plus pakiet obsługi KSeF od 130 zł miesięcznie.

Przy drugim pytaniu porównanie jest realne i wynik bywa zaskakujący. Konfiguracja Optimy odpowiadająca z grubsza zakresowi Business Central Essentials, czyli moduł Podstawowy, Księga Handlowa, Logistyka Basic, Środki Trwałe i CRM, kosztuje 409 zł netto miesięcznie za stanowisko. Business Central Essentials to 298,84 zł za użytkownika przy kursie średnim NBP z 21 sierpnia 2026. Jeżeli każda osoba u klienta potrzebuje własnego dostępu, system Microsoftu wychodzi taniej o 110,16 zł miesięcznie na osobę.

Różnica odwraca się jednak przy pracy zmianowej i tu leży sedno całego porównania. Comarch liczy jednoczesne dostępy, więc trzy osoby na zmiany mogą dzielić jedno stanowisko. Microsoft liczy użytkowników imiennych i dzielenie loginu jest wykluczone. Punkt zwrotny da się policzyć: Optima staje się tańsza dokładnie wtedy, gdy średnio więcej niż 1,37 osoby dzieli jedno stanowisko. Klient biurowy tego progu zwykle nie osiąga, klient produkcyjny albo handlowy pracujący na dwie zmiany osiąga go bez trudu.

Do obu kolumn trzeba uczciwie dopisać to, czego w nich nie ma. Business Central w wersji światowej nie zawiera polskiej listy płac ani pełnej lokalizacji z JPK i KSeF; jedno i drugie pochodzi z dodatku partnera i jest wyceniane osobno. Optima ma kadry i płace jako własny moduł, liczony od liczby obsługiwanych pracowników, od 167 zł netto miesięcznie. Żaden z tych cenników nie zawiera też kosztu wdrożenia, a przy Business Central jest on z reguły wyższy. Nie podajemy tu żadnej kwoty wdrożenia, bo każda byłaby zmyślona. Pełne zestawienie planów Microsoftu razem z zasadami, które robią prawdziwy rachunek, leży przy cenniku Business Central.

Trzy pułapki, na które biuro powinno uważać przy tej decyzji

Pierwsza dotyczy klientów biura, a nie samego biura. W Business Central nie wolno mieszać planów Essentials i Premium w jednym środowisku. Microsoft podaje to wprost: użytkownicy obu planów nie mogą w nim współistnieć, a licencja o szerszym zakresie wyznacza sposób działania. Jeżeli u klienta jedna osoba potrzebuje modułu produkcji, na Premium przechodzą wszyscy pełni użytkownicy. Przy piętnastu osobach to jest 20 181,10 zł netto rocznie ponad plan Essentials. Biuro, które doradza klientowi przy wyborze systemu, powinno tę zasadę znać przed rozmową, a nie po pierwszej fakturze.

Druga to dostępy, które zostają po zakończeniu współpracy. Biuro rachunkowe zwykle ma logowania do systemów kilkudziesięciu podmiotów i bardzo rzadko ktoś je odbiera w dniu rozwiązania umowy. Przy licencjach External Accountant jest to dostęp o pełnych uprawnieniach do ksiąg cudzej firmy. Warto prowadzić z tego listę razem z resztą ewidencji oprogramowania i przeglądać ją co kwartał. Umowy i upoważnienia, którymi biuro reguluje zakres dostępu do danych klienta, można dziś podpisywać zdalnie podpisem elektronicznym, co skraca to do jednego dnia zamiast kilku tygodni obiegu papieru.

Trzecia dotyczy tego, co się dzieje po zmianie modelu na subskrypcyjny. Od 1 lutego 2026 nowy klient Comarchu nie kupi już licencji wieczystej Optimy, a subskrypcja rośnie sama: każde nowe stanowisko dokłada się do faktury, ale nic nie zdejmuje z niej stanowisk, które przestały być używane. W modelu wieczystym niewykorzystana licencja nic nie kosztowała. Teraz kosztuje co miesiąc tyle samo co używana. Kontekst całej tej fali opisujemy przy licencji wieczystej, a terminy odnowień warto trzymać w jednym miejscu, o czym piszemy przy odnowieniach licencji.

Który system wybrać: krótka odpowiedź według sytuacji

Jeżeli prowadzisz biuro rachunkowe i szukasz systemu do obsługi ksiąg swoich klientów, wybór sprowadza się do polskich systemów wielofirmowych i Comarch ERP Optima w cenniku dla biur jest tu naturalnym punktem wyjścia. Business Central nie jest do tego licencjonowany i żadna cena tego nie zmienia.

Jeżeli Twój klient wdraża Business Central i pyta, czy będziesz mógł w nim pracować, odpowiedź brzmi tak, na jego dzierżawie i na jego licencji, do trzech osób z Twojej strony. Warto to zapisać w umowie razem z imienną listą osób i terminem odebrania dostępów.

Jeżeli natomiast rozmawiasz z klientem, który ma wiele spółek, waluty i konsolidację, a każdy jego pracownik ma własny login, to Business Central przestaje być droższym wyborem i cennik przestaje być argumentem przeciw. Wtedy decyduje zakres polskiej lokalizacji od partnera i koszt wdrożenia, a nie kwota za użytkownika. Sam wydatek na oprogramowanie trafia przy tym w księgach w różne miejsca zależnie od modelu, co rozkładamy w artykule o księgowaniu i amortyzacji licencji.

To nie jest porada podatkowa ani opinia prawna. Warunki licencyjne obu producentów zmieniają się w czasie, a wiążący jest zawsze aktualny dokument licencyjny i oferta partnera.