Exchange Server cena: licencja SE, CAL-e i koszt poczty dla firmy na 50 osób

Exchange Server Subscription Edition kupisz wyłącznie jako licencję z aktywnym Software Assurance albo jako subskrypcję, i to zarówno na serwer, jak i na każdy CAL. W polskim kanale pakiet licencja plus Software Assurance na trzy lata kosztuje 6 737,56 zł netto za serwer Standard i 838,58 zł za jeden Standard User CAL. Dla firmy na 50 osób daje to 48 666,56 zł za pierwsze trzy lata, wobec 25 300,50 zł za Exchange Online Plan 1 w tym samym czasie.

To pytanie zadaje dziś administrator albo kierownik IT w firmie, w której od lat stoi własny Exchange 2019. Wsparcie tego rocznika skończyło się 14 października 2025, więc serwer nie dostaje już poprawek bezpieczeństwa, a poczta to pierwsza rzecz, którą atakujący sprawdzają. Decyzja jest więc do podjęcia teraz: przejść na Exchange Server SE, przenieść skrzynki do chmury Microsoftu albo do zewnętrznego dostawcy. Poniżej liczymy wszystkie trzy warianty na cenach z kart produktu autoryzowanego dystrybutora, netto i w złotówkach.

Ile kosztuje Exchange Server SE

Najważniejsza zmiana w stosunku do Exchange 2019 nie dotyczy funkcji, tylko sposobu licencjonowania. Zespół Exchange w Microsofcie napisał wprost, że model licencji SE jest taki sam jak w SharePoint Server Subscription Edition i wymaga licencji subskrypcyjnych albo licencji z aktywnym Software Assurance, zarówno dla serwera, jak i dla licencji użytkowników. W praktyce oznacza to, że wieczysta licencja bez Software Assurance przestała wystarczać do legalnego uruchomienia aktualnej wersji Exchange.

W programie Open Value licencję kupuje się w pakiecie z Software Assurance na trzy lata. Dla serwera Standard to 6 737,56 zł netto, z czego sama licencja odpowiada mniej więcej 3 850 zł, a trzy lata Software Assurance 2 887,27 zł. Dla Standard User CAL pakiet kosztuje 838,58 zł, z czego trzy lata Software Assurance to 359,16 zł. Po trzech latach, żeby dalej legalnie używać SE i dostawać aktualizacje, odnawia się samo Software Assurance: 962,42 zł rocznie za serwer Standard i 119,73 zł rocznie za każdy User CAL.

Edycja Enterprise różni się od Standard jedną rzeczą, o której warto pamiętać przy wycenie. Standard pozwala zamontować na serwerze najwyżej pięć baz danych skrzynek, Enterprise do stu. Dla firmy na kilkadziesiąt osób Standard zwykle wystarcza, a Enterprise CAL to osobny dodatek do Standard CAL, potrzebny dopiero przy zaawansowanych funkcjach zgodności, takich jak zapobieganie utracie danych czy blokada skrzynek na potrzeby postępowań.

Exchange Server czy Exchange Online: rachunek dla 50 osób

Przez pierwsze trzy lata chmura wygrywa wyraźnie. Serwer Standard i pięćdziesiąt User CAL z Software Assurance kosztują 48 666,56 zł, a Exchange Online Plan 1 dla pięćdziesięciu osób 25 300,50 zł. Sama pula CAL-i, 41 929 zł, jest droższa od całej chmury, zanim w ogóle doliczysz licencję serwerową.

Od czwartego roku proporcja się odwraca. Utrzymanie Software Assurance na serwerze i pięćdziesięciu CAL-ach kosztuje 6 948,92 zł rocznie, a Exchange Online Plan 1 dla tej samej firmy 8 433,50 zł. Po pięciu latach własny Exchange kosztuje w samych licencjach 62 564,40 zł, a chmura 42 167,50 zł. Przy Planie 2, który daje większe skrzynki i archiwum, pięć lat chmury to 83 137,50 zł i wtedy własny serwer wychodzi taniej w licencjach.

Uczciwie trzeba dodać to, czego w tej tabeli nie ma. Własny Exchange potrzebuje serwera z licencją Windows Server i CAL-ami systemu, kopii zapasowych i kogoś, kto co pół roku zainstaluje aktualizację zbiorczą. Licencję systemu na ten rocznik policzyliśmy przy cenie Windows Server 2019 i licencji na starszy rocznik, a zasady doboru CAL-i przy licencjach CAL. Dla firmy bez własnego administratora te koszty zwykle przesądzają sprawę na korzyść chmury albo zewnętrznego dostawcy.

Kiedy własny Exchange Server nadal ma sens

Są firmy, dla których poczta w chmurze nie wchodzi w grę z powodów innych niż cena. Najczęściej chodzi o wymagania klienta albo regulatora co do miejsca przechowywania danych, o integracje z systemami, które działają tylko z lokalnym serwerem, albo o środowiska odcięte od internetu. Druga grupa to organizacje, które mają już opłacone Software Assurance w umowie wolumenowej i dla nich przejście z Exchange 2019 na SE jest praktycznie darmowe.

Technicznie przejście jest proste. Wersja SE w chwili premiery była kodowo identyczna z Exchange 2019 z aktualizacją zbiorczą CU15, a z serwera 2019 z aktualizacją CU14 albo CU15 przechodzi się na nią aktualizacją w miejscu, tak jak instaluje się kolejną aktualizację zbiorczą. Z Exchange 2016 trzeba najpierw przenieść skrzynki na serwer 2019. Microsoft nadal wydaje bezpłatną licencję na serwer hybrydowy, potrzebny, gdy część skrzynek zostaje lokalnie, a część trafia do chmury.

Co zrobić z licencjami Exchange 2019

Tu jest pieniądz, o którym większość firm zapomina. Wieczyste licencje Exchange Server 2019 i CAL-e 2019 kupione bez Software Assurance nie dają prawa do uruchomienia SE, ale nie wygasają. Firma, która przenosi pocztę do chmury albo kupuje SE w nowym pakiecie z Software Assurance, zostaje z kompletem licencji, które przestały być potrzebne. W Europejskim Obszarze Gospodarczym wolno je legalnie odsprzedać, bo wyrok Trybunału Sprawiedliwości w sprawie C-128/11 przesądził, że prawo producenta do kontroli dalszej sprzedaży licencji wieczystej wyczerpuje się z chwilą pierwszej sprzedaży. Jak wygląda sama sprzedaż, opisujemy przy sprzedaży licencji Microsoft.

Skalę łatwo policzyć. Standard User CAL 2019 kosztuje dziś u dystrybutora 412,74 zł netto jako licencja wieczysta, więc pięćdziesiąt takich CAL-i to 20 637 zł wartości katalogowej. Na rynku wtórnym sprzedający dostaje zwykle od 30 do 50 procent ceny katalogowej, czyli kwotę, która pokrywa rok lub dwa poczty w chmurze dla tej samej firmy.

Odwrotna uwaga dotyczy zakupu. Kupowanie dziś wieczystych CAL-i 2019 ma sens wyłącznie dla serwera, który zostaje odcięty od internetu albo czeka na wyłączenie. Dla serwera obsługującego pocztę z zewnątrz licencja 2019 oznacza system bez poprawek bezpieczeństwa od października 2025, więc taki zakup nie rozwiązuje problemu, tylko go odracza.

Exchange Online, Microsoft 365 czy hosting poczty

Exchange Online w wersji samodzielnej to tylko poczta, kalendarz i kontakty. Jeśli firma i tak płaci za pakiety biurowe, bardziej opłaca się zwykle plan Microsoft 365, w którym skrzynka jest częścią większego pakietu. Plany i ich ceny w euro zestawiliśmy przy licencjach Microsoft 365. Trzecią drogą jest przeniesienie skrzynek poza Microsoft, do dostawcy, który prowadzi hosting poczty dla firmy na własnych serwerach, co przy prostych potrzebach pocztowych bywa najtańszym wariantem ze wszystkich.

Rozliczenie miesięczne w chmurze jest wygodne, ale kosztuje więcej. Exchange Online Plan 1 kupowany z miesiąca na miesiąc to 16,85 zł netto, czyli 202,20 zł rocznie, o 19,9 procent więcej niż przy zobowiązaniu rocznym. Przy pięćdziesięciu skrzynkach różnica to 1 676,50 zł rocznie.

Na co uważać przy zakupie licencji Exchange

Pierwsza rzecz to terminy. Pakiet z Software Assurance kupuje się na trzy lata, ale CAL-e dokupowane w trakcie umowy mają własne daty, a Software Assurance musi być aktywne na wszystkich licencjach naraz, żeby SE było używane zgodnie z warunkami. Firma, która pilnuje odnowień w arkuszu, prędzej czy później odkrywa lukę na kilku CAL-ach. Kalendarz odnowień opisujemy przy odnowieniach licencji.

Druga rzecz to liczba CAL-i. Skrzynki byłych pracowników, skrzynki współdzielone i konta techniczne pojawiają się w każdej organizacji, a nie każde z nich wymaga licencji dostępowej. Przed zakupem warto zestawić listę skrzynek z listą realnych użytkowników, bo każdy zbędny CAL to 838,58 zł na starcie i 119,73 zł co roku po trzecim roku.

Trzecia rzecz to oferty kluczy do Exchange Server za ułamek ceny katalogowej. Klucz nie jest licencją, a przy SE dodatkowo nie ma czegoś takiego jak legalna licencja bez aktywnego Software Assurance albo subskrypcji. Taki zakup nie obroni się przy kontroli.