Licencje Microsoft 365 dla firm: cennik planów, Business Premium, E3 i E5

Microsoft dzieli ofertę dla firm na dwie rodziny. Plany Business przeznaczone są dla organizacji do 300 użytkowników i zaczynają się od 6,07 euro netto miesięcznie za Business Basic, czyli samą pocztę i aplikacje w przeglądarce. Plany Enterprise nie mają limitu stanowisk i zaczynają się od 8,66 euro za Office 365 E1. Wszystkie kwoty poniżej pochodzą z cennika Microsoft na Polskę, w wariancie z zobowiązaniem rocznym, i są cenami netto za jednego użytkownika miesięcznie.

Pierwsza rzecz, która zaskakuje przy planowaniu budżetu: Microsoft prowadzi ten cennik w euro także dla polskich firm. Faktura przychodzi w złotych, ale przeliczona po kursie z dnia rozliczenia, więc koszt zaplanowany w styczniu nie jest kosztem zapłaconym w grudniu. Przy stu stanowiskach Business Premium roczny rachunek to 22 872 euro netto, a każde dziesięć groszy różnicy na kursie euro przesuwa go o ponad dwa tysiące złotych. Dla porównania podajemy obok wartości w złotych po kursie średnim NBP 4,3097 z 30 lipca 2026.

Druga rzecz warta uwagi przed wyborem planu: Microsoft 365 Apps for business kosztuje 11,00 euro, a Business Standard 12,13 euro. Za różnicę 1,13 euro miesięcznie Standard dokłada firmową pocztę Exchange, Teams i SharePoint, których wariant Apps nie zawiera w ogóle. Plan Apps for business ma sens praktycznie wyłącznie wtedy, gdy firma świadomie zostaje z pocztą na własnym serwerze albo u dotychczasowego dostawcy i potrzebuje od Microsoftu tylko zainstalowanych aplikacji. W każdym innym układzie dopłata do Standard jest jedną z najtańszych decyzji w tym cenniku.

To jest najkosztowniejsza pomyłka nazewnicza w całym cenniku Microsoftu i zdarza się nawet doświadczonym działom IT. Office 365 E3 i Microsoft 365 E3 to dwa osobne produkty, a nie stara i nowa nazwa tego samego. Office 365 E3 kosztuje 26,27 euro netto miesięcznie i obejmuje warstwę produktywności: aplikacje Office, pocztę Exchange, SharePoint, Teams i OneDrive. Microsoft 365 E3 kosztuje 37,78 euro i jest zestawem szerszym, który do tej samej produktywności dokłada prawa do systemu Windows w wersji Enterprise oraz warstwę zarządzania urządzeniami i tożsamością.

Różnica to 11,51 euro netto miesięcznie na stanowisko, czyli 138,12 euro rocznie, około 595 złotych. Przy dwustu osobach to ponad 27 tysięcy euro rocznie. Pytanie, które trzeba sobie zadać przed wyborem, jest proste: czy firma potrzebuje od Microsoftu praw do systemu operacyjnego i narzędzi do zarządzania flotą komputerów, czy tylko pakietu biurowego z pocztą. Jeżeli komputery są kupowane z preinstalowanym systemem, a zarządzanie urządzeniami realizuje inne narzędzie, to Office 365 E3 bywa właściwym wyborem i nikt na to nie zwraca uwagi, bo w ofercie partnera obie pozycje wyglądają podobnie.

Analogiczna różnica przebiega wyżej. Office 365 E5 to 41,42 euro, a Microsoft 365 E5 to 58,13 euro. Sam skok z E3 na E5 w rodzinie Microsoft 365 kosztuje 20,35 euro miesięcznie na osobę, czyli 244,20 euro rocznie. Dla stu stanowisk to 24 420 euro rocznie, około 105 tysięcy złotych. Za te pieniądze dochodzą przede wszystkim zaawansowana warstwa zabezpieczeń i zgodności, Power BI oraz telefonia w Teams. To realna wartość dla części organizacji i zupełnie zbędny wydatek dla reszty, dlatego E5 rzadko powinno trafiać do całej firmy naraz.

Subskrypcja nie znika z dnia na dzień, ale harmonogram jest krótszy, niż większość osób zakłada. Po dacie wygaśnięcia konto przechodzi w stan Expired i przez około 30 dni działa normalnie, dając czas na odnowienie. Następnie wchodzi w stan Disabled na około 90 dni: użytkownicy tracą dostęp, administrator nadal widzi dane i może subskrypcję reaktywować. Po tym okresie dane są usuwane i nie ma już do czego wracać. Łącznie daje to około 120 dni od wygaśnięcia do trwałej utraty zawartości.

To jest różnica, którą warto rozumieć przy porównywaniu Microsoft 365 z licencją wieczystą. Pakiet wieczysty po zakończeniu wsparcia dalej się uruchamia i dalej otwiera pliki, traci tylko aktualizacje. Subskrypcja po zakończeniu opłacania przestaje działać w całości, a po czterech miesiącach zabiera ze sobą dane. Nie przesądza to o wyborze, bo obie konstrukcje mają swoje zastosowania, ale przesądza o tym, jak planować budżet i jak pilnować terminów. Zestawienie obu modeli prowadzimy przy licencji wieczystej i przy licencjach Microsoft Office.

Jest jeszcze jeden termin, który w tym roku ma znaczenie praktyczne dla firm ważących chmurę wobec pakietu na własność. Wsparcie dla Office LTSC 2021 kończy się 13 października 2026 i nie ma dla niego płatnego programu przedłużonych aktualizacji. Firmy, które w tym roku podejmują decyzję o Microsoft 365, zwykle mają w szafie właśnie te licencje. Co z nimi zrobić i jak odzyskać ich wartość, opisujemy w artykule o końcu wsparcia Office LTSC 2021.