Program do zarządzania licencjami w firmie, ceny i porównanie narzędzi SAM

Program do zarządzania licencjami dla firmy od 20 do 200 stanowisk kosztuje w praktyce od około 1 200 zł do około 3 000 zł netto rocznie, jeśli jest to rejestr licencji z kalendarzem odnowień i pakietem dla audytora. Systemy ITAM, które dodatkowo skanują sieć i spisują sprzęt, zaczynają się od około 5 800 zł rocznie. Arkusz kalkulacyjny nic nie kosztuje, ale nie przypomni o terminie wypowiedzenia umowy.

Po taki program sięga zwykle jedna z dwóch osób. Administrator IT, któremu w arkuszu rozjechały się liczby po kolejnej fali zatrudnień, albo dyrektor finansowy, który dostał list od producenta z zapowiedzią przeglądu licencji i ma trzydzieści dni na odpowiedź. Obie sytuacje mają tę samą przyczynę: nikt w firmie nie umie w kwadrans odpowiedzieć, ile licencji kupiono, ile jest w użyciu i gdzie leżą dokumenty zakupu.

Ile kosztuje program do zarządzania licencjami

Rynek dzieli się na trzy półki, które różnią się nie tylko ceną, ale przede wszystkim tym, co robią. Zestawienie poniżej pokazuje ceny netto za rok, przeliczone na złote po kursie NBP z tabeli 203/A/NBP/2026 (1 USD = 3,8974 zł) tam, gdzie producent podaje cennik w dolarach.

Ceny License.pl pochodzą z naszego cennika, przy płatności rocznej. Ceny InvGate to kwoty bazowe z cennika producenta, bez podatków. Lansweeper nie publikuje jednej kwoty dla planów płatnych, a Flexera i Snow sprzedają licencje po rozmowie z handlowcem, dlatego nie podajemy dla nich liczb.

Czy wystarczy Excel do ewidencji licencji

Wystarczy w firmie do mniej więcej dwudziestu stanowisk, z jednym producentem i jedną osobą, która arkusz prowadzi. Powyżej tego progu arkusz przestaje działać nie dlatego, że jest zły, tylko dlatego, że nie ma w nim czasu. Nie przypomni o terminie wypowiedzenia, nie zauważy konta po pracowniku, który odszedł trzy miesiące temu, i nie złoży pakietu dokumentów dla audytora.

Najdroższy błąd, jaki widzimy w arkuszach, to porzucone konta Microsoft 365. Licencja Business Premium kosztuje 19,06 euro miesięcznie, czyli około 985 zł rocznie za jedno konto. Osiem takich kont w firmie pięćdziesięcioosobowej to około 7 870 zł rocznie płacone za ludzi, których nie ma. Plan Firma za 2 994 zł zwraca się więc przy trzech odzyskanych kontach.

Jaki program do zarządzania licencjami wybrać dla małej firmy

Dla firmy do pięćdziesięciu stanowisk wystarczy rejestr licencji z kalendarzem odnowień. Skanowanie sieci jest tu zbędne, bo administrator zna każdy komputer, a brakuje mu porządku w dokumentach i terminach, nie wiedzy o sprzęcie. Rejestr SAM za około 1 200 zł rocznie rozwiązuje dokładnie ten problem.

W firmie od pięćdziesięciu do dwustu stanowisk dochodzi Microsoft 365, w którym licencje przypisuje się kontom, a nie komputerom. Tu najwięcej daje połączenie rejestru z kontem Microsoft: program sam pokazuje, kto ma jaką licencję, a przy Entra ID P1 lub P2 także kto nie logował się od dziewięćdziesięciu dni. To są stanowiska do odzyskania przed najbliższym odnowieniem. Jak wygląda taki przegląd po stronie Microsoft, opisujemy przy zarządzaniu licencjami Microsoft.

Systemy ITAM ze skanowaniem sieci zaczynają się opłacać przy kilkuset urządzeniach, kilku lokalizacjach albo instalacjach, których nikt nie kontroluje. Wtedy pierwszym problemem jest to, że firma nie wie, co ma zainstalowane, i tego rejestr bez agenta nie rozwiąże. Uczciwie mówiąc: jeśli to jest Twój problem, InvGate albo Lansweeper zrobią to lepiej od nas.

Jakie funkcje powinien mieć program do zarządzania licencjami

Nie każda funkcja z broszury ma znaczenie w dniu, w którym przychodzi pismo od producenta. Liczą się te, które skracają odpowiedź na trzy pytania: co kupiliśmy, czego używamy i czym to udowodnimy.

Najczęściej pomijana jest funkcja druga. Licencja, do której firma nie umie pokazać faktury, w czasie audytu liczy się jak licencja, której nie ma. Faktury zakupu oprogramowania warto więc trzymać przy rejestrze, a całą resztę papierów firmy porządkuje archiwizacja dokumentów firmy z okresami przechowywania wynikającymi z przepisów, bo dowód zakupu wieczystej licencji bywa potrzebny po dziesięciu latach, a nie po pięciu.

Ile czasu zajmuje wdrożenie programu do zarządzania licencjami

Rejestr bez agenta uruchamia się w jeden dzień roboczy. Import faktur z pliku CSV zajmuje kilka minut, połączenie z Microsoft 365 jedną zgodę administratora, a resztę czasu zabiera uzupełnienie dokumentów, których i tak trzeba by szukać przy audycie. System ITAM ze skanowaniem sieci to zwykle kilka tygodni: instalacja agentów, reguły rozpoznawania programów i czyszczenie wyników.

Najprostszy sposób, żeby sprawdzić, czy rejestr w ogóle jest Ci potrzebny, to policzyć firmę bez zakładania konta. Skaner na górze tej strony pokazuje szacunek marnotrawstwa i wskaźnik gotowości audytowej z kilku odpowiedzi. Pełny proces spisu opisujemy przy inwentaryzacji oprogramowania, a codzienne prowadzenie rejestru przy ewidencji oprogramowania.

Co program do zarządzania licencjami robi z nieużywanymi licencjami

Tu leżą pieniądze, o których mało kto myśli przy wyborze narzędzia. Rejestr pokazuje nie tylko braki, ale i nadwyżki: wieczyste licencje Office, Windows Server albo AutoCAD, które nie są nigdzie zainstalowane. Subskrypcję można wtedy zmniejszyć przy odnowieniu, a licencję wieczystą legalnie sprzedać i odzyskać zwykle 30 do 50 procent jej ceny katalogowej.

W planie Firma rejestr od razu wycenia takie licencje. Przykładowo stanowiska AutoCAD i Revit, które zostały po przejściu biura na kolekcję AEC, można zgłosić przez stronę o sprzedaży licencji Autodesk. Sam proces porządkowania licencji krok po kroku rozkładamy w tekście o zarządzaniu licencjami oprogramowania w firmie.

Program do zarządzania licencjami a audyt producenta

Pismo od Microsoftu, Autodesku czy Oracle daje zwykle około trzydziestu dni na odpowiedź. Firma z rejestrem wysyła w tym czasie gotowy raport: lista licencji, dokumenty, liczba instalacji. Firma bez rejestru spędza ten miesiąc na szukaniu faktur, a producent dolicza do brakujących stanowisk koszt ich dokupienia według bieżącego cennika. Jak się do tego przygotować, opisujemy przy audycie licencji Microsoft.

Ceny narzędzi innych producentów pochodzą z ich publicznych cenników i mogą się zmienić. To nie jest porada prawna.