Licencja KSeF: ile kosztuje w Optimie, Subiekcie i Streamsofcie

Obsługa KSeF nie ma w polskich programach księgowych jednej ceny, bo producenci rozliczają ją w trzech różnych modelach. Comarch sprzedaje miesięczne pakiety OCR&KSeF od 130 zł netto za 250 stron do 2 125 zł za 10 000 stron. InsERT pobiera 1 InsPunkt za każde wysłanie i każde odebranie dokumentu, a punkty kosztują od 0,11 do 0,50 zł. Streamsoft nie publikuje osobnej opłaty za KSeF w cenniku programów PCBiznes. Po sprowadzeniu do kosztu jednej operacji rozrzut między producentami sięga pięciokrotności.

Pytanie o licencję KSeF zaczęło się w polskim wyszukiwaniu pojawiać dokładnie wtedy, kiedy skończyły się okresy bezpłatne. To nie jest przypadek. Ministerstwo Finansów wprowadziło obowiązek e-fakturowania od 1 lutego 2026 dla firm, które w 2024 roku miały sprzedaż powyżej 200 mln zł z VAT, i od 1 kwietnia 2026 dla wszystkich pozostałych podatników. Do 31 grudnia 2026 działa jeszcze okres przejściowy: fakturę wolno wystawić poza systemem, jeżeli suma takiej sprzedaży z VAT nie przekroczy w miesiącu 10 000 zł. Producenci oprogramowania dali na start własne okresy bezpłatne i te właśnie się skończyły.

Poniżej rozkładamy trzy cenniki na czynniki pierwsze i sprowadzamy je do jednej porównywalnej liczby. Wszystkie kwoty są netto.

Licencja KSeF w Comarch ERP Optima

Comarch rozlicza KSeF pakietami miesięcznymi z limitem przetworzonych stron. W oficjalnym cenniku Comarch ERP Optima obowiązującym od 1 stycznia 2026 pakiety zaczynają się od 130 zł netto miesięcznie za 250 stron i kończą na 2 125 zł za 10 000 stron. Powyżej dziesięciu tysięcy Comarch wycenia indywidualnie. Ceny są identyczne w cenniku dla firm i w cenniku dla biur rachunkowych, co przy trzydziestoprocentowej dopłacie na pozostałych modułach jest wyjątkiem.

Bezpłatna komunikacja z KSeF obowiązywała dotychczasowych klientów Comarch ERP do 31 lipca 2026, a klientów, którzy kupili system 1 czerwca 2025 lub później, obejmuje do końca 2026 roku. Pierwsza grupa płaci więc od sierpnia. Reszta cennika Optimy, moduł po module, razem z dopłatą dla biur rachunkowych, leży u nas na osobnej stronie o cenniku Comarch Optima.

Dwie rzeczy w tej tabeli warto zauważyć przed wyborem pakietu. Pierwsza: między START a START PLUS nie ma żadnego rabatu za skalę, bo dwa razy więcej stron kosztuje dokładnie dwa razy więcej. Prawdziwa oszczędność zaczyna się dopiero przy pakiecie STANDARD, gdzie 2 500 stron kosztuje 710 zł, podczas gdy dwa i pół pakietu START PLUS wyszłoby 975 zł. Druga: rozszerzenie o dodatkowe 250 stron kosztuje zawsze 130 zł, czyli 0,52 zł za stronę, niezależnie od tego, jaki pakiet rozszerzasz. Firma na pakiecie PREMIUM płaci normalnie 0,22 zł za stronę, ale za każdą stronę ponad limit zapłaci 0,52 zł, czyli blisko dwa i pół raza więcej. Jeśli regularnie przekraczasz limit, przejście na wyższy pakiet jest tańsze niż dokupowanie rozszerzeń.

Uczciwe zastrzeżenie do całego tego zestawienia: pakiet Comarch OCR&KSeF obejmuje nie tylko komunikację z Krajowym Systemem e-Faktur, ale także rozpoznawanie treści dokumentów. To nie jest więc czysta opłata za wysyłkę i odbiór, i przy porównaniu z konkurencją trzeba o tym pamiętać. W cenniku obowiązującym od 1 stycznia 2026 jest to jedyna pozycja związana z KSeF, jaką Comarch podaje kwotowo.

Licencja KSeF w Subiekcie i pozostałych programach InsERT

InsERT poszedł zupełnie inną drogą i rozlicza KSeF wewnętrzną walutą, czyli InsPunktami gromadzonymi w Portfelu InsERT. Zasada jest prosta i producent podaje ją wprost: 1 InsPunkt za wysłanie e-faktury do KSeF i 1 InsPunkt za pobranie e-faktury z KSeF. Każda wymiana dokumentu, niezależnie od tego, czy dotyczy sprzedaży czy zakupu, jest osobną operacją.

To jest najważniejsza różnica wobec modelu Comarchu i najczęstsze źródło niedoszacowania budżetu. Firma, która co miesiąc wystawia 300 faktur i odbiera 300 faktur zakupowych, zużywa nie 300, lecz 600 InsPunktów miesięcznie. Przy planowaniu trzeba więc liczyć obie strony obiegu, a nie samą sprzedaż.

Do tego dochodzą punkty bezpłatne, o których łatwo zapomnieć przy liczeniu kosztu. Każdy zakupiony Abonament do programu Subiekt, Rachmistrz lub Rewizor zasila Portfel setką InsPunktów, a nowo zarejestrowane programy z obsługą KSeF objęte trzymiesięcznym Abonamentem dostają dodatkowe 25 punktów. Dla mikrofirmy wystawiającej kilkanaście faktur miesięcznie sama pula z Abonamentu potrafi pokryć znaczną część roku.

Osobno warto odnotować dwie sytuacje. Obsługa KSeF w licencji Subiekta 123 dla firm jest bezpłatna i nie wymaga InsPunktów, ale obowiązują limity na wysyłanie i odbieranie dokumentów. Natomiast przy licencjach specjalnych Subiekta 123 dla biur rachunkowych to biuro musi mieć InsPunkty, bo z nich opłacana jest obsługa KSeF w licencjach udostępnionych klientom biura. Dla biura oznacza to koszt rosnący wraz z liczbą obsługiwanych podmiotów, a nie wraz z liczbą własnych stanowisk.

Okres bezpłatny u InsERT-u skończył się wcześniej niż u Comarchu: producent nie pobierał InsPunktów za obsługę KSeF do 31 marca 2026.

Licencja KSeF w Streamsofcie

Trzeci model jest najprostszy do opisania i najtrudniejszy do porównania: Streamsoft nie publikuje osobnej opłaty za obsługę KSeF. W cenniku programów PCBiznes, czyli Ala, Aga i Ewa, są wyłącznie dwie pozycje przy każdym produkcie, cena licencji i cena rocznej aktualizacji, a obsługa e-faktur jest opisana jako funkcja systemu, nie jako dokupowany moduł rozliczany od dokumentu.

Sam cennik PCBiznes jest przy tym ciekawy z innego powodu i warto go zobaczyć obok subskrypcyjnej Optimy. Streamsoft nadal sprzedaje licencję, którą kupuje się raz: producent definiuje ją jako koszt zakupu programu z dwunastomiesięcznym wsparciem i aktualizacjami, a w kolejnych latach płaci się osobno za aktualizację. Ewa Faktury kosztuje 170 zł licencji i 90 zł za kolejny rok aktualizacji. Ala Księga Podatkowa dla biur rachunkowych bez limitu firm to 1 250 zł licencji i 750 zł rocznie. Pakiet Premium dla biur rachunkowych, obejmujący kadry i płace bez limitu, księgę podatkową bez limitu firm oraz fakturowanie z magazynem, to 2 350 zł licencji.

Porównywanie tych kwot wprost z Optimą byłoby jednak nieuczciwe i tego nie zrobimy. PCBiznes to programy dla mikrofirm i mniejszych biur, a Optima to system o nieporównanie szerszym zakresie, z pełną księgowością, magazynem, CRM-em i analityką. Liczby podajemy po to, żeby pokazać, że model licencji kupowanej raz nie zniknął z polskiego rynku razem z decyzją Comarchu, a nie po to, żeby wskazać tańszego zwycięzcę. Czym różnią się te modele w praktyce i co dokładnie kupujesz w każdym z nich, rozkładamy przy rodzajach licencji na oprogramowanie.

Ile kosztuje wysłanie jednej e-faktury

Żeby te trzy cenniki dało się w ogóle zestawić, trzeba je sprowadzić do jednej jednostki. Wzięliśmy koszt pojedynczej operacji, czyli wysłania albo odebrania jednego dokumentu, i policzyliśmy go na tych samych progach wolumenowych. Przy Comarchu jest to cena pakietu podzielona przez limit stron, przy InsERT-cie cena paczki podzielona przez liczbę punktów.

Sama stawka jednostkowa to jednak nie cała odpowiedź, bo dwa modele zachowują się zupełnie inaczej w czasie. Pakiet Comarchu jest abonamentem miesięcznym z limitem, który się odnawia: płacisz co miesiąc niezależnie od tego, ile faktur przeszło, a niewykorzystanego limitu nie przenosisz. Paczka InsPunktów jest przedpłaconą pulą zasilającą Portfel, którą wydajesz w swoim tempie. Dla firmy o wyrównanym, dużym obiegu dokumentów różnica jest mniejsza, niż wygląda w tabeli. Dla firmy sezonowej, która przez cztery miesiące w roku wystawia prawie nic, jest zasadnicza.

Rachunek roczny na konkretnej firmie pokazuje skalę. Firma wystawiająca 300 faktur i odbierająca 300 faktur miesięcznie wykonuje 600 operacji, czyli 7 200 rocznie. U InsERT-a przy stawce z największej paczki daje to około 792 zł rocznie. U Comarchu 600 stron miesięcznie mieści się dopiero w pakiecie START PLUS za 390 zł, czyli 4 680 zł rocznie, przy czym pakiet obejmuje także rozpoznawanie treści dokumentów, którego u konkurenta w tej cenie nie ma. Różnica jest na tyle duża, że warto ją policzyć na własnych wolumenach, zanim odnowi się abonament w ciemno.

Czy istnieje licencja KSeF bez limitu

W rozliczeniu od dokumentu nie istnieje, i to jest odpowiedź, którą trzeba powiedzieć wprost, bo fraza „licencja KSeF bez limitu" jest jedną z najczęściej wpisywanych w wyszukiwarkę przy tym temacie. Zarówno pakiety Comarchu, jak i InsPunkty InsERT-u są z definicji ograniczone liczbą przetworzonych dokumentów. Najbliżej braku limitu jest model trzeci, czyli producent, który obsługę KSeF traktuje jako funkcję programu i nie liczy jej od sztuki, oraz pakiet indywidualny Comarchu powyżej 10 000 stron, ale ten drugi jest wyceniany ofertowo, a nie cennikowo.

Osobną kategorią są bezlimitowe pakiety proponowane przez integratorów i pośredników niebędących producentami systemu. Przed podpisaniem takiej umowy warto sprawdzić dwie rzeczy: co dokładnie w niej znaczy brak limitu, czyli czy nie ma zapisu o dozwolonym użyciu, oraz kto jest stroną wobec Ministerstwa Finansów przy uwierzytelnieniu. Umowa, która przenosi obsługę KSeF na podmiot trzeci, jest umową o powierzenie dostępu do dokumentów księgowych firmy i powinna być traktowana z tą samą uwagą co każda inna umowa powierzenia.

Czego nie ma w żadnym z tych cenników

Trzy koszty pojawiają się przy KSeF niezależnie od wybranego producenta i w cennikach ich nie znajdziesz, bo dotyczą warstwy pod oprogramowaniem.

Pierwszy to uwierzytelnienie. Wysyłka do KSeF wymaga potwierdzenia tożsamości, najczęściej kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo pieczęcią elektroniczną firmy, a to jest osobny wydatek odnawiany co roku u dostawcy certyfikatu. Drugi to wersja programu. Obsługa KSeF w wersji produkcyjnej wymaga aktualnego rocznika systemu, więc firma, która przestała opłacać roczną aktualizację albo Gwarancję, musi ją wznowić, i dopiero to jest prawdziwy koszt wejścia w e-fakturowanie. Ten drugi punkt uderza szczególnie w posiadaczy starszych licencji wieczystych, o czym piszemy przy licencji wieczystej.

Trzeci koszt jest organizacyjny i najłatwiej go przeoczyć. Faktura wystawiona w KSeF dostaje numer nadany przez system i datę przyjęcia, której nie da się później przesunąć. To akurat działa na korzyść sprzedającego, bo dokument z pewną datą i pewnym numerem jest łatwiejszy do sfinansowania przed terminem płatności niż zwykły PDF z maila. Wymaga jednak uporządkowania obiegu po stronie firmy, bo pomyłka nie znika już przez wystawienie nowego pliku.

Co z tym zrobić w praktyce

Zacznij od policzenia wolumenu w obie strony, czyli faktur wystawionych i odebranych, na podstawie ostatnich dwunastu miesięcy, a nie miesiąca bieżącego. Potem sprawdź, w którym progu cennika Twojego producenta wypadasz i jak blisko górnej granicy jesteś, bo przekroczenie limitu jest we wszystkich tych modelach droższe niż wykupienie wyższego pakietu z góry.

Trzecia rzecz to termin. Opłata za KSeF weszła do rachunku wielu firm w połowie 2026 roku bez żadnej zmiany po ich stronie, po prostu dlatego, że skończył się okres bezpłatny. Takie terminy najlepiej trzymać w jednym miejscu razem z resztą umów licencyjnych, o czym piszemy przy odnowieniach licencji, a stan samego oprogramowania w firmie porządkuje ewidencja oprogramowania. Jeżeli przy okazji chcesz sprawdzić, ile stanowisk faktycznie pracuje i za ile płacisz bez potrzeby, zacznij od skanera licencji.

Ceny za oficjalnymi cennikami producentów: Comarch ERP Optima dla Firm i dla Biur Rachunkowych obowiązującymi od 1 stycznia 2026 oraz cennikiem paczek InsPunktów i zasadami rozliczania KSeF publikowanymi przez InsERT, a także cennikiem programów Streamsoft PCBiznes. Daty obowiązku KSeF za Ministerstwem Finansów. Kwoty netto, stan na 20 sierpnia 2026. To nie jest porada podatkowa ani opinia prawna.