Ile kosztuje audyt legalności oprogramowania w firmie: cennik za stanowisko

Audyt legalności oprogramowania w polskich firmach kosztuje od 42 do 84 zł netto za stanowisko, zależnie od liczby komputerów: 84 zł przy jednym do dziesięciu stanowisk i 42 zł powyżej trzydziestu. Dla firmy z pięćdziesięcioma komputerami wychodzi z tego około 2 100 zł netto, co pokrywa się z drugą publikowaną ofertą, zaczynającą się od 1 900 zł netto za audyt do pięćdziesięciu stanowisk.

To jedno z tych pytań, na które trudno znaleźć konkretną liczbę, bo większość firm audytowych odpowiada zdaniem o indywidualnej wycenie. Część jednak publikuje cennik i to wystarczy, żeby zbudować wiarygodny punkt odniesienia. Poniżej pokazujemy te stawki, sprawdzamy, czy dwa niezależne źródła się zgadzają, i rozkładamy cenę na to, za co się w niej faktycznie płaci. Na końcu rachunek, który w tej rozmowie jest najważniejszy, czyli porównanie kosztu audytu z kosztem jednej licencji, której zabraknie.

Ile kosztuje audyt legalności oprogramowania: opublikowane stawki

Zacznijmy od cennika, który jest jawny. Polska firma informatyczna publikuje stawki za trzy różne usługi, rozbite na progi ilościowe, i to jest najbardziej użyteczna rzecz, jaką w tym temacie da się dziś znaleźć w sieci. Stawki są za jedno stanowisko i netto, a próg maleje wraz z liczbą komputerów, bo praca przy dwudziestym komputerze jest tańsza niż przy pierwszym.

W tym cenniku siedzi szczegół, który mówi o tej usłudze więcej niż same kwoty. Audyt legalności kosztuje dokładnie 1,4 raza tyle co zwykły audyt oprogramowania, i to na każdym progu bez wyjątku: 84 wobec 60, 70 wobec 50, 56 wobec 40, 42 wobec 30. Warstwa legalności jest więc wyceniana jako równe 40 procent narzutu na inwentaryzację. To ma sens, bo spisanie, co jest zainstalowane, robi skaner, a dopiero dopasowanie tego do faktur, umów i kluczy wymaga człowieka, który wie, czego szuka.

Drugie źródło pozwala to sprawdzić. Inna polska firma podaje cenę od 1 900 zł netto za audyt licencji do pięćdziesięciu stanowisk, realizowany w około jeden dzień pracy. To daje 38 zł na stanowisko. Pierwszy cennik przy tej skali mówi 42 zł. Dwie niezależne od siebie oferty rozjeżdżają się więc o cztery złote na komputer, czyli o dziesięć procent, co przy usłudze wycenianej indywidualnie jest zgodnością bardzo dobrą. Można na tym oprzeć budżet.

Te kwoty warto traktować jako dolną granicę rynku, a nie jako cennik obowiązujący wszędzie. Firmy doradcze z rozpoznawalną marką wyceniają tę samą usługę wyżej, bo sprzedają razem z nią raport, który ma wagę w rozmowie z producentem. Dopłata za samą nazwę bywa dwukrotna i nie zawsze jest bez sensu: jeśli audyt ma być argumentem w sporze, znaczenie ma to, kto go podpisał.

Za co się w tej cenie płaci

Audyt legalności składa się z pięciu części i różnica między tanią a drogą ofertą polega zwykle na tym, ile z nich faktycznie zostanie zrobionych. Pierwsza to inwentaryzacja, czyli spis tego, co jest zainstalowane, zebrany z komputerów, a nie z pamięci pracowników. Druga to dowody zakupu: faktury, umowy licencyjne, klucze, potwierdzenia aktywacji. Trzecia to subskrypcje, czyli konta w usługach chmurowych, które nie mają żadnej instalacji na dysku, a kosztują co miesiąc. Czwarta to licencje serwerowe, w tym licencje dostępowe, które w firmach najczęściej się nie zgadzają. Piąta to zasady na przyszłość, czyli dokument opisujący, kto może instalować co i na jakiej podstawie.

Najdroższa i najbardziej pracochłonna jest część druga, bo tam wychodzą pozycje o niejasnym statusie. Typowe znaleziska to licencje kupione przez pracownika na prywatną kartę, oprogramowanie odziedziczone razem z używanym komputerem i licencje z programów wolumenowych, które zostały zamknięte, a nikt w firmie nie wie, czy nadal są ważne. Te ostatnie są zresztą osobnym tematem: licencje wieczyste z zamkniętego programu Open License pozostają ważne bezterminowo i wolno je odsprzedać, tylko trzeba to umieć wykazać, o czym piszemy przy licencjach z programu Open License po zamknięciu MOLP.

Osobno wyceniana bywa część czwarta, bo licencje serwerowe rządzą się inną logiką niż stanowiska. Serwer licencjonuje się rdzeniami albo procesorami, a dostęp użytkowników osobno, przez licencje dostępowe. Tu audyt liczony za stanowisko przestaje być miarodajny i lepiej umówić się na osobną wycenę. Jak to policzyć, opisujemy przy licencjach dostępowych CAL.

Trzy różne rzeczy nazywane audytem

Zanim zapłacisz za cokolwiek, warto wiedzieć, o którym z trzech zdarzeń mowa, bo mylenie ich prowadzi do złych decyzji budżetowych. Audyt własny to usługa, którą zamawiasz i za którą płacisz według stawek powyżej. Robisz go, kiedy chcesz, w tempie, które ci pasuje, a wynik należy do ciebie i nikomu go nie musisz pokazywać.

Audyt producenta wygląda inaczej. Podstawą jest klauzula audytowa w umowie licencyjnej, którą firma zaakceptowała przy zakupie, a termin na odpowiedź to zwykle około trzydziestu dni. Formalnie taki audyt jest bezpłatny, bo zleca go producent, ale to jest najdroższa z trzech opcji. Koszt pojawia się w rozliczeniu niedoboru, kupowanego wtedy po cenach katalogowych i bez negocjacji, oraz w czasie zespołu, który przez kilka tygodni zbiera dokumenty zamiast pracować. Jak się do niego przygotować, opisujemy przy audycie licencji Microsoft i w osobnym poradniku o audycie licencyjnym Microsoft, a sam sposób liczenia dopłaty w umowach wolumenowych przy rozliczeniu true-up.

Trzecia sytuacja to kontrola legalności prowadzona przez policję lub prokuraturę na podstawie kodeksu postępowania karnego. To nie jest audyt i nie ma z nim wspólnego trybu: sprzęt może zostać zabezpieczony, a odpowiedzialność jest osobista. Artykuł 278 paragraf 2 kodeksu karnego przewiduje za uzyskanie cudzego programu komputerowego w celu osiągnięcia korzyści majątkowej karę od trzech miesięcy do pięciu lat pozbawienia wolności. Szczegóły zebraliśmy przy konsekwencjach nielegalnego oprogramowania w firmie.

Kiedy audyt się zwraca: rachunek, który rozstrzyga

Najprostszy sposób oceny, czy 2 100 zł za audyt pięćdziesięciu stanowisk to dużo, to porównanie tej kwoty z ceną jednej licencji, której zabraknie. Licencja Windows 11 Pro w wersji OEM kosztuje 540,98 zł netto. Przy stawce 42 zł za stanowisko oznacza to, że audyt dwunastu komputerów kosztuje tyle co jedna brakująca licencja Windowsa. Jeżeli w firmie na pięćdziesiąt komputerów brakuje czterech, audyt już się zwrócił, a przy kontroli producenta te cztery zostałyby dokupione po cenie katalogowej i bez rabatu.

Przy oprogramowaniu projektowym rachunek robi się jeszcze bardziej jednoznaczny, bo tam pojedyncza pozycja kosztuje wielokrotnie więcej. Roczna subskrypcja licencji SketchUp Pro to około 1 631,90 zł netto, czyli równowartość audytu trzydziestu dziewięciu stanowisk. AutoCAD kosztuje 8 080 zł netto rocznie, więc jedno stanowisko bez licencji jest droższe niż audyt całej stupięćdziesięcioosobowej firmy. W pracowniach projektowych to nie jest sytuacja hipotetyczna, bo darmowe i edukacyjne wersje programów CAD wchodzą do firm łatwo i cicho.

I tu dochodzimy do najczęstszego źródła problemu, o którym w cennikach nie ma ani słowa. Nielegalne oprogramowanie rzadko trafia do firmy decyzją zarządu. Zwykle przynosi je nowa osoba, która pracowała wcześniej na swoim narzędziu, po prostu instaluje to samo i robi dalej to, co umie. Dlatego moment wprowadzania nowego pracownika do zespołu jest tańszym miejscem na zadanie pytania o licencje niż audyt rok później. Kwadrans rozmowy przy onboardingu kosztuje mniej niż 84 zł za stanowisko.

Kiedy wystarczy zrobić to samodzielnie

Nie każda firma potrzebuje zewnętrznego audytora i warto to powiedzieć wprost, mimo że sami sprzedajemy narzędzie do tego obszaru. Firma do mniej więcej dwudziestu komputerów, która kupowała oprogramowanie w jednym kanale i ma faktury w jednym miejscu, poradzi sobie sama. Spis instalacji, zestawienie ich z fakturami i wypisanie różnic to praca na dzień, a nie projekt. Zewnętrzny audytor daje wtedy głównie jedno: podpis kogoś z zewnątrz, co ma wartość dopiero wtedy, gdy raport ma komuś służyć za dowód.

Płatny audyt zaczyna się opłacać przy trzech warunkach. Kiedy oprogramowanie kupowano w wielu kanałach i przez wiele lat, bo wtedy odtworzenie łańcucha własności jest realną pracą archiwalną. Kiedy w środowisku są serwery i licencje dostępowe, bo tam błąd jest najdroższy. I kiedy firma spodziewa się kontroli producenta albo startuje w zamówieniu publicznym, gdzie oświadczenie o legalności trzeba złożyć na piśmie. Zakres i sposób prowadzenia takiego badania opisujemy przy audycie legalności oprogramowania, a stały rejestr, który sprawia, że kolejny audyt jest już tylko odświeżeniem danych, przy ewidencji oprogramowania.

Ostatnia uwaga dotyczy częstotliwości, bo to jest pytanie, które pada zaraz po pytaniu o cenę. Jednorazowy audyt ma krótką datę ważności: wystarczy kilka miesięcy rotacji w zespole i nowych zakupów, żeby raport przestał opisywać rzeczywistość. Sensowniejszym modelem jest jeden porządny audyt otwierający i stały rejestr oprogramowania aktualizowany na bieżąco, z kalendarzem odnowień licencji. Wtedy druga i każda kolejna kontrola kosztuje ułamek pierwszej, bo nie trzeba już niczego odtwarzać.

To nie jest porada prawna ani podatkowa. Podane stawki pochodzą z cenników opublikowanych przez polskie firmy informatyczne w sierpniu 2026 roku i służą jako punkt odniesienia, a nie jako oferta. Konkretną wycenę zawsze potwierdź u wykonawcy, bo zależy ona od liczby lokalizacji, liczby serwerów i stanu dokumentacji, którą firma jest w stanie przedstawić.