Sprzedaż licencji na oprogramowanie a VAT: usługa czy towar, jaka stawka i czy GTU

Sprzedaż licencji na oprogramowanie jest świadczeniem usług, a nie dostawą towaru, i u czynnego podatnika VAT co do zasady podlega stawce 23 procent. Wynika to z art. 8 ust. 1 ustawy o VAT: przeniesienie praw do wartości niematerialnych i prawnych jest usługą, niezależnie od tego, czy licencja przyszła na płycie, czy mailem. Kod GTU_12 zwykle nie ma tu zastosowania.

To pytanie wraca za każdym razem, gdy firma sprzedaje licencje, które zostały jej po migracji do chmury albo po redukcji etatów. Księgowość pyta o stawkę, o kod GTU i o to, czy w ogóle wolno. Poniżej odpowiadamy po kolei, z podstawą prawną przy każdej tezie, i pokazujemy, gdzie firmy najczęściej się mylą.

Licencja to usługa czy towar?

Usługa. Towarem w rozumieniu ustawy o VAT są rzeczy oraz ich części, a także wszelkie postacie energii. Licencja nie jest rzeczą: to prawo majątkowe. Art. 8 ust. 1 ustawy o VAT definiuje świadczenie usług jako każde świadczenie, które nie jest dostawą towarów, i wprost wymienia przeniesienie praw do wartości niematerialnych i prawnych.

Nośnik niczego tu nie zmienia. Nawet jeśli program przyszedł w pudełku z płytą, przedmiotem transakcji jest uprawnienie do korzystania, a nie kawałek plastiku. Ta sama logika stoi za tym, że przy legalnym obrocie wtórnym nie wysyłamy nośników ani obrazów instalacyjnych: przenosimy uprawnienie i dokumentację, a kupujący instaluje program ze źródła producenta. Pisaliśmy o tym przy okazji legalności oprogramowania.

Jaka stawka VAT przy sprzedaży licencji

Co do zasady 23 procent, czyli stawka podstawowa, gdy sprzedającym jest czynny podatnik VAT, a przedmiotem jest zwykła licencja na standardowe oprogramowanie. Obniżona stawka 8 procent pojawia się w wąskim przypadku, gdy wynagrodzenie ma charakter honorarium twórcy za przeniesienie lub udzielenie licencji do utworu, co przy odsprzedaży używanej licencji pudełkowej nie zachodzi.

Firma, która sprzedaje własne, zbędne licencje wieczyste, nie jest twórcą programu. Sprzedaje prawo, które sama nabyła. Dlatego w praktyce mówimy o 23 procentach.

Czy sprzedaż licencji wymaga kodu GTU_12?

Zwykle nie. GTU_12 obejmuje zamkniętą listę usług niematerialnych: doradcze, księgowe, prawne, zarządcze, szkoleniowe, marketingowe, firm centralnych, reklamowe, badania rynku i opinii publicznej oraz badania naukowe i prace rozwojowe. Sprzedaż licencji na program nie mieści się w żadnej z tych pozycji, więc sama w sobie nie wymaga oznaczenia.

Pułapka pojawia się przy fakturach zbiorczych. Jeśli na jednej pozycji opiszesz "usługi IT" i faktycznie obejmuje ona doradztwo, konsultacje albo szkolenie, to ta część już podlega GTU_12. Decyduje rzeczywisty charakter świadczenia, a nie nazwa na fakturze. Rozbij pozycje, zamiast opisywać wszystko jednym workiem.

Kiedy powstaje obowiązek podatkowy

Zasada ogólna z art. 19a ust. 1 ustawy o VAT: obowiązek powstaje z chwilą wykonania usługi. Przy jednorazowym przeniesieniu licencji wieczystej momentem wykonania jest przekazanie uprawnienia kupującemu, czyli zamknięcie transakcji, a nie wystawienie faktury i nie wpływ pieniędzy.

Inaczej jest przy licencjach rozliczanych okresowo. Zgodnie z art. 19a ust. 3 usługę uznaje się za wykonaną z upływem każdego okresu, do którego odnoszą się płatności lub rozliczenia, aż do zakończenia świadczenia. To rozróżnienie ma znaczenie na przełomie miesięcy: jeśli transakcja domknęła się 30 czerwca, a faktura wyszła 2 lipca, obowiązek podatkowy i tak przypada na czerwiec. Jeśli kupujący zwleka z zapłatą, samo rozliczenie VAT to nie problem płynności, ale niezapłacona faktura potrafi zablokować gotówkę na tygodnie, więc warto mieć plan również na to.

Czy w ogóle wolno sprzedać używaną licencję?

Tak, jeśli jest wieczysta. Trybunał Sprawiedliwości UE w wyroku C-128/11 (UsedSoft przeciwko Oracle) uznał, że prawo do dystrybucji kopii programu wyczerpuje się z chwilą jej pierwszej sprzedaży w EOG za zgodą uprawnionego. Producent nie może zakazać dalszej odsprzedaży, o ile spełnione są cztery warunki: pierwsza sprzedaż w EOG za zgodą uprawnionego, licencja bezterminowa, zapłacona pełna cena odpowiadająca wartości ekonomicznej oraz trwałe usunięcie kopii przez sprzedającego.

Subskrypcje odpadają. Microsoft 365, Adobe Creative Cloud, obecny Autodesk czy VMware w modelu subskrypcyjnym są nieprzenoszalne i żadna konstrukcja podatkowa tego nie zmieni. Jeśli chcesz sprawdzić, co konkretnie da się sprzedać po przejściu do chmury, rozpisaliśmy to na stronie o sprzedaży licencji Microsoft.

Trzy najczęstsze błędy

Pierwszy: fakturowanie licencji jako towaru ze stawką właściwą dla sprzętu. To nie jest drobiazg formalny, bo zmienia klasyfikację całej transakcji. Drugi: dokładanie GTU_12 na wszelki wypadek, choć nie ma podstawy. Nadmiarowe oznaczenie też jest błędem w ewidencji, nie ostrożnością. Trzeci, najdroższy: sprzedaż licencji bez trwałego usunięcia własnej kopii. Wtedy transakcja nie spełnia czwartego warunku z wyroku C-128/11, a obie kopie stają się nielegalne.

Ten ostatni błąd wychodzi zwykle dopiero w audycie, gdy okazuje się, że sprzedana licencja nadal działa w firmie. Zanim cokolwiek sprzedasz, warto wiedzieć, co masz i gdzie to działa: od tego jest inwentaryzacja oprogramowania. Gotowe do zgłoszenia licencje wystawisz przez kreator sprzedaży licencji, a ceny podobnych pozycji zobaczysz jawnie na giełdzie legalnych licencji.

Ten tekst opisuje ogólne zasady i nie jest poradą podatkową. Konkretne rozliczenie zależy od formy działalności i charakteru transakcji, więc potwierdź je ze swoją księgowością.