Sprzedaż licencji na oprogramowanie a ryczałt: jaka stawka i od czego zależy

Stawka ryczałtu przy sprzedaży licencji na oprogramowanie zależy od klasyfikacji PKWiU faktycznie wykonywanej czynności, a nie od wpisanego kodu PKD. Usługi związane z wydawaniem pakietów oprogramowania (PKWiU 58.29.1, 58.29.2 oraz ex 58.29.3) objęte są stawką 15 procent. Usługi związane z oprogramowaniem, czyli typowa praca programisty, to 12 procent, a część pozostałych usług IT 8,5 procent.

Pytanie o stawkę wraca w dwóch zupełnie różnych sytuacjach, które warto rozdzielić od razu, bo odpowiedź jest w nich inna. Pierwsza to sprzedaż licencji jako przedmiot działalności: firma wydaje albo dystrybuuje oprogramowanie i robi to regularnie. Druga to jednorazowa odsprzedaż licencji, której firma sama używała i przestała potrzebować, na przykład po migracji do chmury. Poniżej rozkładamy obie.

Skąd biorą się trzy różne stawki

Ustawa o zryczałtowanym podatku dochodowym przypisuje stawki do rodzajów przychodów opisanych symbolami PKWiU, a nie do branż. Dlatego dwie firmy z identycznym kodem PKD 62.01 mogą płacić różny ryczałt, jeśli faktycznie robią co innego. Klasyfikacja idzie za czynnością, nie za wpisem do rejestru.

Praktyczny podział wygląda tak: jeśli sprzedajesz gotowy pakiet oprogramowania jako produkt, jesteś w obszarze wydawania pakietów i stawki 15 procent. Jeśli piszesz kod, rozwijasz i wdrażasz oprogramowanie dla klienta, jesteś w usługach związanych z oprogramowaniem i stawce 12 procent. Jeśli zajmujesz się administracją, wsparciem, zarządzaniem infrastrukturą albo doradztwem sprzętowym, w części przypadków wchodzi 8,5 procent.

Sprzedaję własną, używaną licencję. Jaka stawka?

To jest przypadek, którego tabela wprost nie opisuje, i dlatego budzi najwięcej wątpliwości. Firma kupiła kiedyś dziesięć licencji Office w wersji wieczystej, przeszła na model chmurowy i chce je odsprzedać. Nie wydaje oprogramowania, nie tworzy go, nie prowadzi w tym zakresie działalności. Zbywa składnik własnego majątku.

Ryczałt jest formą opodatkowania przychodów z działalności gospodarczej, więc kluczowe pytanie brzmi, czy dana transakcja w ogóle mieści się w zakresie prowadzonej działalności, czy jest odpłatnym zbyciem składnika majątku. Zbycie składnika majątku wykorzystywanego w działalności rozlicza się według odrębnych zasad, a jeśli licencja była wprowadzona do ewidencji wartości niematerialnych i prawnych, znaczenie ma też jej niezamortyzowana część. To jest dokładnie ten moment, w którym trzeba porozmawiać z księgowością, a nie odgadywać stawkę z tabeli.

Niezależnie od podatku dochodowego, po stronie VAT sprawa jest jednoznaczna i opisaliśmy ją osobno: sprzedaż licencji jest świadczeniem usług, a nie dostawą towaru, i co do zasady podlega stawce 23 procent. Szczegóły razem z podstawą prawną znajdziesz w artykule o sprzedaży licencji a VAT.

Dlaczego kod PKD nie rozstrzyga sprawy

Wpis do CEIDG mówi, czym firma może się zajmować, a nie czym się zajmuje w danym miesiącu. Organy podatkowe patrzą na faktycznie wykonywaną czynność i jej klasyfikację statystyczną. Dlatego przedsiębiorca z kodem 62.01, który w rzeczywistości sprzedaje gotowe pakiety, nie obroni stawki 12 procent samym kodem, i odwrotnie.

Jeśli działalność jest mieszana, a w małych firmach IT prawie zawsze jest, przychody trzeba rozdzielić i każdą część opodatkować właściwą stawką. Warunkiem jest ewidencja przychodów prowadzona w sposób, który pozwala przypisać każdy przychód do stawki. Brak takiego rozdzielenia jest ryzykowny, bo w razie sporu łatwiej zastosować stawkę wyższą do całości.

Jak zabezpieczyć klasyfikację: wiążąca informacja stawkowa i WIS

Przy powtarzalnych, istotnych kwotowo przychodach warto potwierdzić klasyfikację formalnie, zamiast opierać się na interpretacji własnej albo forum. Dwa narzędzia, które realnie chronią, to wniosek do urzędu statystycznego o klasyfikację PKWiU wykonywanej czynności oraz indywidualna interpretacja podatkowa dotycząca stawki ryczałtu dla opisanego stanu faktycznego.

Oba wymagają dokładnego opisu tego, co faktycznie robisz, a nie tego, jak się to nazywa na fakturze. Im bardziej szczegółowy opis, tym większa wartość ochronna. Przy jednorazowej odsprzedaży kilku licencji ten wysiłek zwykle się nie opłaca. Przy modelu biznesowym opartym na dystrybucji oprogramowania opłaca się prawie zawsze.

Co przygotować przed sprzedażą licencji

• Dokumenty nabycia. Faktura pierwotna i wszystkie umowy, które prowadzą od pierwszego nabywcy do Ciebie.
• Potwierdzenie typu licencji. Odsprzedać można wyłącznie licencję wieczystą, subskrypcje są nieprzenoszalne.
• Oświadczenie o usunięciu kopii. Warunek konieczny z wyroku TSUE C-128/11, bez niego transakcja jest wadliwa.
• Stan w ewidencji WNiP. Sprawdź, czy licencja była amortyzowana i jaka część wartości pozostała nieumorzona.
• Umowa sprzedaży. Powinna opisywać przedmiot, liczbę stanowisk i moment przejścia uprawnienia.

Ostatni punkt bywa traktowany jako formalność, a jest jedynym dowodem transferu, który zostaje obu stronom. Coraz częściej takie umowy podpisuje się elektronicznie, co skraca całą transakcję z tygodnia do jednego popołudnia i pozostawia czytelny ślad daty. Przy licencjach ma to znaczenie także praktyczne, bo data przejścia uprawnienia rozstrzyga, od kiedy kupujący ma pokrycie, a sprzedający już go nie ma.

Sprzedaż licencji jako element porządków w firmie

Licencje odsprzedaje się zwykle w jednym z trzech momentów: po migracji do chmury, po redukcji stanowisk albo po zmianie narzędzia na inne. We wszystkich trzech przypadkach warunkiem transakcji jest wiedza, co dokładnie firma ma i skąd to ma. Bez ewidencji oprogramowania nie da się wykazać łańcucha nabycia, a bez łańcucha nabycia nie da się legalnie zbyć licencji, nawet jeśli została uczciwie kupiona.

Jeśli chcesz sprawdzić, co z Twoich zasobów ma dziś wartość rynkową, zacznij od sprzedaży licencji Microsoft po migracji, gdzie opisujemy proces krok po kroku, albo od zarządzania licencjami Microsoft, jeśli najpierw chcesz uporządkować stan. Weryfikujemy cztery warunki z wyroku TSUE przed wystawieniem oferty, więc kupujący widzi pełny łańcuch własności przed zakupem, a nie na życzenie audytora.

To nie jest porada podatkowa. Stawka ryczałtu zależy od klasyfikacji PKWiU faktycznie wykonywanej czynności i od okoliczności konkretnej transakcji, więc potwierdź ją ze swoją księgowością albo wystąp o indywidualną interpretację.