Sprzedaż licencji na oprogramowanie za granicę a VAT: kto rozlicza podatek

Przy sprzedaży licencji na oprogramowanie zagranicznemu podatnikowi miejscem opodatkowania jest kraj nabywcy, zgodnie z art. 28b ustawy o VAT. Polski sprzedawca wystawia więc fakturę bez polskiego VAT, z adnotacją o odwrotnym obciążeniu, a podatek rozlicza kupujący w swoim kraju. Przy sprzedaży w Unii dochodzi jeszcze obowiązek złożenia informacji podsumowującej VAT-UE.

Sprzedaż licencji za granicę wygląda w księgach zupełnie inaczej niż ta sama transakcja z polskim kontrahentem. Zmienia się miejsce opodatkowania, zmienia się treść faktury, dochodzą obowiązki sprawozdawcze, a przy niektórych krajach pojawia się jeszcze podatek u źródła, o którym sprzedający dowiaduje się zwykle dopiero wtedy, gdy na konto wpływa mniej, niż wynikało z faktury. Rozłóżmy to po kolei. To nie jest porada podatkowa, tylko uporządkowanie zasad, które warto potwierdzić z własnym księgowym przed pierwszą taką fakturą.

Czy sprzedaż licencji to towar czy usługa w rozumieniu VAT

To usługa. Udzielenie licencji, a także przeniesienie praw do korzystania z programu komputerowego, mieści się w definicji świadczenia usług z art. 8 ust. 1 ustawy o VAT, bo nie jest dostawą towaru w rozumieniu przepisu o przeniesieniu prawa do rozporządzania rzeczą. Ta kwalifikacja przesądza całą resztę: skoro to usługa, o miejscu opodatkowania decydują przepisy o miejscu świadczenia usług, a nie przepisy o wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów.

Ma to jedną praktyczną konsekwencję, na której firmy potykają się najczęściej. Sprzedaż licencji do Niemiec czy do Czech to nie jest WDT i nie stosuje się do niej stawki zero procent właściwej dla dostawy towarów. To eksport usług, rozliczany zupełnie inną ścieżką, mimo że w potocznym języku obie sytuacje nazywa się sprzedażą za granicę.

Kto rozlicza VAT przy sprzedaży licencji zagranicznej firmie

Nabywca, w swoim kraju. Zasada ogólna z art. 28b ustawy o VAT mówi, że miejscem świadczenia usług na rzecz podatnika jest miejsce, w którym ten podatnik ma siedzibę działalności gospodarczej. Jeśli więc polska spółka sprzedaje licencję firmie z Holandii, transakcja jest opodatkowana w Holandii, a nie w Polsce.

Polski sprzedawca nie nalicza wtedy polskiego VAT. Na fakturze pojawia się kwota netto, informacja, że podatek rozlicza nabywca, oraz adnotacja "odwrotne obciążenie" albo "reverse charge". Sam obowiązek podatkowy przenosi się na kupującego, który wykazuje transakcję po obu stronach swojej deklaracji. Dla sprzedającego oznacza to prostszą fakturę, ale nie mniej obowiązków, bo dochodzi sprawozdawczość.

Jak wystawić fakturę za licencję sprzedaną do Unii Europejskiej

Faktura dla unijnego podatnika różni się od krajowej czterema elementami. Po pierwsze, zawiera numer VAT-UE nabywcy z prefiksem kraju. Po drugie, nie wykazuje stawki ani kwoty podatku, tylko kwotę netto. Po trzecie, zawiera adnotację o odwrotnym obciążeniu. Po czwarte, warto na niej opisać przedmiot sprzedaży w sposób, który nie pozostawia wątpliwości, że chodzi o udzielenie albo przeniesienie licencji, a nie o dostawę nośnika.

Przed wystawieniem faktury sprawdź kontrahenta w systemie VIES. Jeśli numer nie jest aktywny, nie masz podstaw do potraktowania nabywcy jako podatnika i cała konstrukcja rozliczenia się sypie. Weryfikacja zajmuje minutę i warto zachować jej wynik razem z dokumentacją transakcji, bo to pierwsza rzecz, o którą pyta kontrola. Praktyczny odruch: zrób zrzut z datą i wepnij go do teczki transakcji obok umowy.

Osobno pamiętaj o terminach. Świadczenie usług objętych art. 28b na rzecz podatników z Unii wymaga złożenia informacji podsumowującej w formie elektronicznej, do 25 dnia miesiąca następującego po miesiącu powstania obowiązku podatkowego. To obowiązek łatwy do przeoczenia przy pojedynczej transakcji, a jego pominięcie generuje korespondencję z urzędem, której nikt nie potrzebuje.

Kiedy powstaje obowiązek podatkowy przy sprzedaży licencji

Przy licencjach rozliczanych jednorazowo obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wykonania usługi, czyli z reguły w momencie przekazania uprawnienia nabywcy. Przy licencjach udzielanych na czas określony, z płatnościami w okresach rozliczeniowych, usługę uznaje się za wykonaną z upływem każdego okresu, do którego odnoszą się płatności.

To rozróżnienie ma znaczenie przy sprzedaży licencji wieczystej z rynku wtórnego, bo taka transakcja jest jednorazowa i zamknięta. Przekazujesz uprawnienie i komplet dokumentów, i w tym momencie usługa jest wykonana. Nie ma tu okresów rozliczeniowych, nie ma odnowień, nie ma ciągłości świadczenia. Jak wygląda cały proces po stronie sprzedającego, opisujemy na stronie o sprzedaży licencji oprogramowania.

Sprzedaż licencji konsumentowi za granicą: procedura OSS

Jeśli kupującym nie jest firma, tylko osoba prywatna z innego kraju Unii, zasada z art. 28b nie ma zastosowania. Licencja dostarczana elektronicznie jest wtedy traktowana jako usługa elektroniczna, opodatkowana w kraju konsumenta. Do łącznej sprzedaży 10 000 euro rocznie do całej Unii można rozliczać ją w Polsce, powyżej tego progu trzeba rozliczyć VAT kraju konsumenta.

Rejestrowanie się do VAT w każdym kraju z osobna byłoby absurdem, więc służy do tego procedura unijna OSS: jedna kwartalna deklaracja składana w Polsce, w której wykazujesz sprzedaż według krajów i stawek. Dla firmy handlującej licencjami wieczystymi z innymi firmami ten wątek zwykle nie występuje w ogóle, bo kupującym jest podatnik. Warto go jednak znać, jeśli sprzedaż idzie także do klientów indywidualnych.

Podatek u źródła przy sprzedaży licencji za granicę

To osobny podatek i osobna ustawa, mylona z VAT-em regularnie. Należności licencyjne wypłacane za granicę bywają objęte podatkiem u źródła w kraju wypłacającego, a stawkę i zasady modyfikują umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania. Polski sprzedawca odczuwa to wtedy, gdy zagraniczny kontrahent potrąca podatek przy wypłacie i przelewa kwotę niższą niż wynikająca z faktury.

Dwie rzeczy warto zrobić zawczasu. Pierwsza to certyfikat rezydencji podatkowej: dokument z polskiego urzędu skarbowego, który pozwala kontrahentowi zastosować stawkę z umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania zamiast stawki krajowej. Druga to zapis w umowie, kto ponosi ciężar ewentualnego podatku u źródła, bo brak takiego zapisu zwykle oznacza, że ponosi go sprzedający, i to bez uprzedzenia.

Warto też zabezpieczyć się od strony czysto handlowej. Przy transakcji transgranicznej egzekucja należności jest trudniejsza i wolniejsza niż w kraju, więc termin płatności, zaliczka i jasny moment przekazania uprawnienia mają realną wartość. Firmy, którym zdarza się czekać na przelew miesiącami, sprawdzają czasem, ile warta jest niezapłacona faktura wystawiona na sprzedaż za granicę, zamiast finansować kontrahenta z własnego kapitału obrotowego.

Czy sprzedaż używanej licencji za granicę jest w ogóle legalna

W obrębie Unii Europejskiej tak, i to jest jeden z mocniejszych argumentów za tym rynkiem. Wyrok Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej w sprawie C-128/11 (UsedSoft przeciwko Oracle) dotyczy wyczerpania prawa do dystrybucji na całym obszarze Unii, a nie w pojedynczym państwie członkowskim. Kopia programu sprzedana raz w Unii może więc krążyć dalej między podmiotami z różnych krajów członkowskich.

Warunki pozostają te same co przy transakcji krajowej: licencja musi być wieczysta, sprzedana za wynagrodzeniem odpowiadającym wartości rynkowej, a zbywca musi trwale zaprzestać jej używania i usunąć swoją kopię. Z wyroku C-166/15 (Ranks) wynika dodatkowo, że przekazuje się uprawnienie i dokumentację, a nie plik instalacyjny czy kopię zapasową. Szerzej piszemy o tym na stronie o legalności oprogramowania.

Poza Unią sprawa jest trudniejsza, bo wyczerpanie prawa ma charakter regionalny. Sprzedaż licencji wprowadzonej do obrotu w Unii kontrahentowi spoza Unii wymaga sprawdzenia, czy pozwala na to sama umowa licencyjna producenta. Bezpieczniejszą drogą jest pozostanie w obrębie Europejskiego Obszaru Gospodarczego, gdzie podstawa prawna jest jednoznaczna.

Co przygotować przed pierwszą sprzedażą za granicę

Lista jest krótsza, niż się wydaje, ale każda pozycja załatwia jeden konkretny problem, który inaczej wróci w najgorszym momencie.

• Rejestracja do VAT-UE. Bez niej nie wystawisz poprawnej faktury z odwrotnym obciążeniem do kontrahenta unijnego.
• Weryfikacja nabywcy w VIES z zapisanym wynikiem i datą, wpięta do dokumentacji transakcji.
• Certyfikat rezydencji podatkowej na wypadek podatku u źródła po stronie kontrahenta.
• Umowa przeniesienia licencji z opisem przedmiotu, oświadczeniem o usunięciu kopii i zapisem o podatku u źródła.
• Pełny łańcuch nabycia, czyli faktura pierwotna i kolejne umowy, bo kupujący z innego kraju będzie go wymagał tak samo jak polski.
• Kalendarz obowiązków: informacja podsumowująca do 25 dnia następnego miesiąca.

Ostatnia uwaga dotyczy tego, co w ogóle wolno sprzedać. Subskrypcje są nieprzenoszalne bez względu na kraj kupującego, więc Microsoft 365, Adobe Creative Cloud, licencje CSP i Autodesk w obecnym modelu odpadają na starcie. Sprzedaży podlegają licencje wieczyste, najczęściej wolumenowe, a różnice między typami rozkładamy na stronie o rodzajach licencji oprogramowania. Jeśli chcesz najpierw policzyć, ile Twoje licencje są warte, zacznij od wyceny oprogramowania, a rozliczenie krajowe opisujemy w artykule o VAT przy sprzedaży licencji.